Bài này tóm tắt để biết cần chú ý gì, không phải ý kiến pháp lý. Số hiệu văn bản và các mốc ngày lấy từ bài tóm tắt của hãng luật và báo pháp luật, chưa đối chiếu toàn văn. Hãy hỏi luật sư trước khi áp dụng cho khách sạn của bạn.
Dữ liệu nào của khách sạn là dữ liệu cá nhân?
Hầu như mọi thứ lễ tân thu:
- Họ tên, điện thoại, email, lịch sử lưu trú.
- Ảnh giấy tờ tùy thân.
- Thông tin thanh toán.
Nguồn tóm tắt cho rằng ảnh căn cước, dữ liệu thẻ và lịch sử giao dịch thuộc nhóm dữ liệu nhạy cảm. Doanh nghiệp nhỏ được miễn một số nghĩa vụ có điều kiện trong 5 năm, nhưng mất miễn trừ nếu trực tiếp xử lý dữ liệu nhạy cảm.
Những yêu cầu tác động trực tiếp đến quầy lễ tân
Theo các nguồn tóm tắt Nghị định 356/2025:
- Lưu bằng chứng đồng ý, bên kiểm soát chịu nghĩa vụ chứng minh.
- Cấm đồng ý mặc định, như ô tick sẵn.
- Phản hồi yêu cầu rút đồng ý trong 2 ngày làm việc, cung cấp hoặc chỉnh sửa dữ liệu trong 10 ngày, xóa trong 20 ngày.
- Mức phạt tối đa 3 tỷ đồng, riêng chuyển dữ liệu xuyên biên giới tối đa 5% doanh thu năm trước.
Hai cuốn sổ nên có
- Sổ yêu cầu của chủ thể dữ liệu: xem, sửa, xóa, rút đồng ý. Ghi ngày nhận, hạn trả lời, kết quả.
- Sổ sự cố lộ lọt dữ liệu: thời điểm, phạm vi, cách xử lý, đã báo cơ quan chức năng chưa. Thiết kế của TingHotel gợi ý lưu tối thiểu 5 năm, cần luật sư xác nhận mốc này.
Lưu ảnh giấy tờ ở đâu?
Đây là quyết định kiến trúc có hệ quả pháp lý. Thiết kế của TingHotel lưu ảnh giấy tờ tại máy chủ biên (Edge) đặt trong khách sạn, phía khách sạn giữ khóa mã hóa. Mục đích là giữ dữ liệu nhạy cảm trong hạ tầng của khách sạn và giảm chuyển dữ liệu qua đám mây ở nước ngoài.
Vai trò pháp lý (khách sạn là bên kiểm soát, nhà cung cấp phần mềm là bên xử lý) và điều kiện để giảm nghĩa vụ thật sự là định hướng, cần luật sư xác nhận.
Không lưu số thẻ thanh toán
Chỉ lưu mã thay thế (token) nếu có cổng thanh toán. Ảnh giấy tờ cần thời hạn lưu, phân quyền xem và nhật ký truy cập. Thời hạn lưu giấy tờ cụ thể chưa có nguồn chốt, đang cần xác nhận.
Sai ở đâu thường gặp?
- Chụp ảnh căn cước lưu vào điện thoại nhân viên.
- Ô đồng ý tick sẵn trong form check-in trước.
- Không có ai nhận trách nhiệm khi khách yêu cầu xóa dữ liệu.
- Không ghi sự cố vì “chưa chắc có lộ”.
TingHotel hỗ trợ thế nào?
Ở gói Essential, đồng ý lưu theo thời điểm và nội dung, có sổ yêu cầu chủ thể dữ liệu với đồng hồ hạn, sổ sự cố lộ lọt, giấy tờ lưu tại máy chủ của khách sạn có phân quyền xem và nhật ký truy cập. TingHotel không lưu số thẻ thanh toán.