Bài này tóm tắt để biết cần chú ý gì, không phải ý kiến pháp lý. Số hiệu văn bản và thời hạn lấy từ bài tóm tắt của hãng luật và báo pháp luật, chưa đối chiếu toàn văn. Hãy hỏi luật sư trước khi áp dụng cho khách sạn của bạn.
Tình huống xảy ra thế nào?
Khách gửi email hoặc nhắn qua trang đặt phòng, nói rằng muốn khách sạn xóa mọi thông tin của họ. Có thể khách chỉ muốn ngừng nhận tin quảng cáo, có thể muốn xóa cả ảnh giấy tờ và lịch sử lưu trú.
Điều khó là yêu cầu của khách có thể xung đột với nghĩa vụ giữ chứng từ của khách sạn.
Ai quyết định?
Người phụ trách dữ liệu cá nhân của khách sạn, hoặc quản lý được giao. Luật sư hoặc cố vấn pháp lý tư vấn khi có xung đột với nghĩa vụ giữ chứng từ. Lễ tân không tự xóa dữ liệu khi khách yêu cầu.
Các bước xử lý
- Ghi nhận yêu cầu vào sổ yêu cầu của chủ thể dữ liệu: ngày nhận, hạn trả lời, nội dung.
- Xác minh người yêu cầu, tránh trường hợp mạo danh để xóa dữ liệu của người khác.
- Làm rõ phạm vi: xóa hết, rút đồng ý quảng cáo, hay chỉ xóa ảnh giấy tờ.
- Rà soát dữ liệu của khách ở các hệ thống: hồ sơ khách, lượt ở, folio, ảnh giấy tờ, bản sao lưu.
- Xác định phần phải giữ theo nghĩa vụ khác và căn cứ. Giải thích cho khách.
- Xóa hoặc ẩn danh phần còn lại, hoặc dừng sử dụng cho mục đích đã rút đồng ý.
- Ghi kết quả vào sổ, thông báo cho khách đúng hạn.
Ghi vết gì?
- Ngày nhận, kênh, người nhận, nội dung yêu cầu.
- Cách xác minh người yêu cầu.
- Phần dữ liệu đã xóa, phần giữ lại và căn cứ.
- Ngày trả lời khách, nội dung trả lời.
Sai ở đâu thường gặp?
- Không có sổ yêu cầu nên yêu cầu bị trôi.
- Xóa mà không xác minh người yêu cầu.
- Xóa cả dữ liệu thuộc nghĩa vụ giữ, dẫn đến thiếu chứng từ khi cần.
- Chỉ xóa ở hệ thống chính, còn bản sao lưu và file xuất vẫn giữ.
TingHotel hỗ trợ thế nào?
Ở gói Essential, sổ yêu cầu của chủ thể dữ liệu ghi xem, sửa, xóa, rút đồng ý, có đồng hồ hạn phản hồi và ghi kết quả. Đồng ý của khách lưu theo thời điểm và nội dung, giấy tờ lưu tại máy chủ của khách sạn với phân quyền xem, nhật ký truy cập, hạn lưu và khả năng xóa hoặc ẩn danh. Quyết định xóa gì, giữ gì vẫn do khách sạn và luật sư xác định.
Xem bài bảo vệ dữ liệu cá nhân trong khách sạn.