Bài này tóm tắt để biết cần chú ý gì, không phải ý kiến pháp lý. Nhiều nội dung dưới đây mới đối chiếu qua báo pháp luật và trang tổng hợp, chưa đọc toàn văn. Hãy đối chiếu văn bản gốc và hỏi luật sư trước khi áp dụng.
Có những thay đổi lớn nào năm 2025-2026?
Ba mốc cần nhớ:
- Luật số 118/2025/QH15 sửa Luật Cư trú, hiệu lực 01/07/2026.
- Thông tư 116/2026/TT-BCA ngày 29/06/2026 thay Thông tư 55/2021/TT-BCA, hiệu lực 01/07/2026, hướng dẫn về thông báo lưu trú.
- Nghị định 282/2025/NĐ-CP thay Nghị định 144/2021/NĐ-CP, hiệu lực 15/12/2025, quy định xử phạt.
Thêm vào đó, Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 có hiệu lực từ 01/01/2026.
Thông báo lưu trú phải làm khi nào và làm gì?
Với khách Việt Nam, theo các bài tóm tắt, hạn là trước 23:00 ngày bắt đầu lưu trú; khách đến sau 23:00 thì trước 08:00 hôm sau. Thông tin gồm họ tên, ngày sinh, số định danh cá nhân hoặc số hộ chiếu, lý do, thời gian và địa chỉ lưu trú. Thời gian lưu trú thông báo tối đa 30 ngày.
Các kênh được nêu gồm điện thoại, email, trang thông tin điện tử của cơ quan cư trú, Cổng Dịch vụ công, VNeID và phần mềm thông báo lưu trú.
Với người nước ngoài, nguồn cũ ghi hạn 12 giờ kể từ khi khách đến, 24 giờ ở vùng sâu vùng xa, khai qua trang điện tử do cơ quan quản lý xuất nhập cảnh cấp tài khoản. Nguồn này có trước các lần sửa luật gần đây, cần đối chiếu quy định hiện hành.
Mức phạt thế nào?
Theo Điều 10 Nghị định 282/2025/NĐ-CP:
- 1 đến 3 người: 2-4 triệu đồng.
- 4 đến 8 người: 4-8 triệu đồng.
- Từ 9 người: 8-12 triệu đồng.
- Cản trở kiểm tra: 4-8 triệu đồng.
Vì mức phạt tăng theo số khách, nên đoàn khách đến muộn là rủi ro lớn nhất.
Có được giữ căn cước của khách không?
Không. Nghị định 282/2025/NĐ-CP phạt 2-4 triệu đồng và buộc trả lại khi giữ thẻ căn cước của khách (Điều 11 khoản 2). Với hộ chiếu của khách nước ngoài, chưa tìm thấy nguồn nói rõ; nên coi là rủi ro và tránh giữ.
Dữ liệu cá nhân của khách cần bảo vệ thế nào?
Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 và Nghị định 356/2025/NĐ-CP (thay Nghị định 13/2023) có hiệu lực từ 01/01/2026. Theo các bài tóm tắt, các điểm ảnh hưởng đến khách sạn:
- Bên kiểm soát phải lưu bằng chứng đồng ý của chủ thể dữ liệu.
- Không được cài đặt đồng ý mặc định.
- Phải phản hồi yêu cầu rút đồng ý trong 2 ngày làm việc, cung cấp hoặc chỉnh sửa dữ liệu trong 10 ngày, xóa trong 20 ngày.
- Ảnh căn cước là dữ liệu nhạy cảm.
- Mức phạt tối đa có thể tới 3 tỷ đồng, riêng chuyển dữ liệu xuyên biên giới có thể tới 5% doanh thu năm trước.
Hệ quả thực tế: ảnh giấy tờ cần quyền xem hạn chế, thời hạn lưu và nhật ký truy cập. Khách sạn nên có sổ ghi các yêu cầu của chủ thể dữ liệu kèm đồng hồ hạn, và sổ sự cố lộ lọt.
Hóa đơn điện tử lập khi nào?
Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa Nghị định 123/2020), dịch vụ lập hóa đơn khi hoàn thành; nếu thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì lập khi thu tiền. Một hãng luật thuế cho rằng lưu trú liên tục thanh toán một lần có thể lập một hóa đơn khi trả phòng.
Có nguồn nêu Nghị định 254/2026/NĐ-CP thay thế nghị định trên từ 01/07/2026, và tiền đặt cọc bảo đảm hợp đồng dịch vụ không phải lập hóa đơn. Điểm này còn cần kế toán xác nhận. Việc hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có bắt buộc với dịch vụ lưu trú hay không cũng cần xác nhận với cơ quan thuế.
Còn những nghĩa vụ nào khác?
- An ninh trật tự: kinh doanh lưu trú là ngành nghề có điều kiện về an ninh, trật tự. Nghị định 96/2016/NĐ-CP còn hiệu lực, được sửa bởi Nghị định 56/2023/NĐ-CP, và có Nghị định 58/2026.
- Lao động: xem bài về xếp ca theo Bộ luật Lao động.
- PCCC và kiểm định: Luật Phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ (55/2024/QH15) và Nghị định 105/2025 quy định kiểm tra định kỳ, huấn luyện, diễn tập. Chu kỳ cụ thể cần đối chiếu văn bản.
- Đồ đánh rơi: áp dụng quy định về tài sản bị đánh rơi của Bộ luật Dân sự 2015.
Sai ở đâu thường gặp?
- Đoàn nhận phòng lúc khuya, thông báo trễ hạn.
- Giữ căn cước để “bảo đảm” khách trả phòng.
- Lưu ảnh giấy tờ trên điện thoại cá nhân của nhân viên.
- Lập hóa đơn sai thời điểm khi khách đặt cọc.
TingHotel hỗ trợ thế nào?
TingHotel đếm ngược hạn thông báo lưu trú, báo cáo khách gửi trễ, xuất PDF chia sẻ qua Zalo, phân quyền xem giấy tờ và ghi nhật ký truy cập. Ảnh giấy tờ giữ trong hạ tầng của khách sạn. Phần hóa đơn, TingHotel ghi yêu cầu và khóa khoản đã lên hóa đơn, còn việc phát hành hóa đơn do kế toán và nhà cung cấp hóa đơn điện tử đảm nhận.