Tình huống xảy ra thế nào?
Cuối ca, nhân viên buồng phòng báo không tìm thấy thẻ tầng. Có thể quên trong phòng, rơi trong xe dọn, hoặc bị lấy. Thẻ này mở được tất cả phòng trong tầng, kể cả phòng có khách đang ở.
Rủi ro không chỉ là mất đồ khách. Còn là mất lòng tin, mất bảo hiểm nếu khách sạn không chứng minh được đã xử lý kịp thời.
Ai quyết định?
Quản lý trực và an ninh. Vô hiệu thẻ là việc cần làm ngay, nên người trực có thể làm. Quyết định đổi mã toàn tầng hay thông báo khách là quyết định của quản lý.
Các bước xử lý
- Lập tức xác định thẻ nào, phạm vi mở được những đâu, lần dùng cuối của ai.
- Vô hiệu thẻ trên hệ khóa theo hướng dẫn của hãng. Nếu không vô hiệu được riêng thẻ thì tính đến đổi mã nhóm phòng.
- Với thẻ định danh trên RCU: xóa mã thẻ tương ứng để không kích hoạt điện.
- Mở sự cố mức cao trong sổ sự cố an ninh.
- Xem nhật ký ra vào từ lần dùng cuối đến nay để tìm phòng bị mở bất thường.
- Tìm lại thẻ trong phạm vi hợp lý trước: phòng vừa dọn, xe dọn, phòng nhân viên.
- Nếu có phòng bị mở bất thường: thông báo khách và làm theo quy trình mất đồ.
- Cấp thẻ thay thế sau khi người làm mất giải trình.
Ghi vết gì?
- Thẻ nào, cấp cho ai, ca nào, phạm vi.
- Giờ phát hiện mất, giờ vô hiệu thẻ, người thực hiện.
- Kết quả rà soát nhật ký ra vào.
- Quyết định đổi mã hay không và lý do.
Sai ở đâu thường gặp?
- Tìm thẻ nửa ngày rồi mới vô hiệu.
- Cấp thẻ master dùng chung, không ai chịu trách nhiệm.
- Không có sổ cấp và thu nên không biết thẻ lần cuối ở tay ai.
- Không xem nhật ký ra vào, bỏ sót phòng đã bị mở.
TingHotel hỗ trợ thế nào?
Ở gói Essential, sổ cấp và thu thẻ ghi cấp cho ai, giờ cấp, giờ thu, và cảnh báo thẻ chưa trả cuối ca. Mất thẻ là một việc nhiều bước, người có quyền bấm trong việc, và sự cố vào sổ sự cố an ninh. Nhật ký ra vào ở gói Free giúp tìm phòng bị mở.
Xem bài thẻ nhân viên, thẻ master: cấp và thu hồi.