Vòng đời một kỳ công
- Trong kỳ, nhân viên chấm công vào ra, ca được xếp và duyệt.
- Cuối kỳ, lập bảng công từ lịch ca và chấm công thực tế.
- Trưởng bộ phận rà soát và duyệt bảng công của bộ phận.
- Người có quyền chốt kỳ, bảng công khóa.
- Sau chốt chỉ sửa bằng dòng điều chỉnh có lý do.
Trạng thái kỳ đi từ chưa chốt, đã rà soát, đến đã chốt. Kỳ đã chốt không mở lại.
Mỗi dòng công có gì?
Với mỗi người mỗi ngày: bộ phận, ca, giờ kế hoạch, giờ vào ra thực tế, phút làm, phút rơi vào khung đêm, phút ngoài khung ca mẫu như vào sớm, ra muộn, chồng ca, loại ngày (thường, nghỉ hằng tuần, lễ), nguồn chấm công, vắng, lỗi chấm công.
Nhờ đó kế toán thấy cả sự thật vận hành lẫn lý do một dòng công khác kế hoạch. Xem bài phân loại giờ làm theo ngày, đêm, nghỉ, lễ.
Làm thêm giờ
Chấm công vượt ca mà không có duyệt vào hàng chờ duyệt, không tự tính làm thêm. Người duyệt ghi lý do. Việc ghi nhận người lao động đồng ý làm thêm cũng nên gắn với ca có làm thêm.
Xem bài giờ làm thêm và trần làm thêm.
Xuất cho phần mềm lương
Dữ liệu xuất theo từng người từng ngày, kèm tổng hợp tháng. Khách sạn không muốn đưa lương thật vào phần mềm có thể khai mức căn cứ tượng trưng, khi đó dữ liệu xuất là phút và hệ số, kế toán nhân với lương thật.
Việc chia phí phục vụ, thưởng, phụ cấp, khấu trừ và bảo hiểm nằm ngoài phần mềm vận hành.
Chấm công qua dữ liệu bên ngoài
Chấm công sinh trắc có yêu cầu bảo vệ dữ liệu cá nhân khắt khe hơn. Nếu khách sạn dùng máy chấm công của bên thứ ba, nên nhận dữ liệu qua tích hợp thay vì thu mẫu sinh trắc trong phần mềm vận hành. Xem bài bảo vệ dữ liệu cá nhân trong khách sạn.
Sai ở đâu thường gặp?
- Chốt kỳ khi còn dòng chờ duyệt.
- Sửa công trực tiếp sau chốt thay vì điều chỉnh.
- Gửi bảng công cho bộ phận lương trước khi trưởng bộ phận rà soát.
- Nhầm giờ làm thêm với giờ vào sớm, ra muộn không được duyệt.
TingHotel hỗ trợ thế nào?
Ở gói Pro, TingHotel lập bảng công tháng từ ca và chấm công thực tế, có rà soát, chốt kỳ, dòng điều chỉnh có lý do, hàng chờ duyệt làm thêm và xuất phút sạch. Việc tích hợp máy chấm công hoặc hệ nhân sự bên ngoài là tích hợp theo dự án, thuộc gói Enterprise.
Xem bài dữ liệu sạch cho kế toán và nhân sự.