Tình huống xảy ra thế nào?
Cuối tháng, kế toán đối chiếu: khách sạn giao 4.820 khăn tắm, nhà giặt nhận trả 4.742. Còn 78 chiếc không rõ ở đâu. Nhà giặt nói đã trả đủ, khách sạn nói thiếu.
Khi không có phiếu từng lần, cả hai bên đều không chứng minh được.
Ai quyết định?
Trưởng buồng phòng hoặc người phụ trách kho đồ vải đối soát với nhà giặt. Kế toán xử lý khoản chênh lệch theo hợp đồng. Quản lý quyết định nếu tranh chấp.
Các bước xử lý
- Lấy phiếu giao và phiếu nhận từng lần trong kỳ. Đối chiếu từng lần, không chỉ tổng.
- Tìm lần lệch: loại đồ, số lượng, ngày.
- Kiểm tra đồ hỏng trả về: có ảnh và ghi riêng không.
- Kiểm tra đồ vải còn ở các vị trí khác: trong phòng, trên xe, chờ giặt. Có thể chưa mất mà chưa kịp quay về.
- Sau khi trừ, phần lệch còn lại ghi nợ nhà giặt theo hợp đồng.
- Nếu phần mềm báo dưới par: xem có cần bổ sung ngay không.
- Xem lại quy trình giao nhận để tránh lặp lại.
Ghi vết gì?
- Phiếu giao và nhận: ngày, người giao nhận, loại, số lượng.
- Đồ hỏng trả về: ảnh, mô tả, số lượng.
- Chênh lệch từng lần và tổng kỳ.
- Cách xử lý với nhà giặt: ghi nợ, thỏa thuận.
Sai ở đâu thường gặp?
- Giao nhận bằng miệng, không có phiếu.
- Đếm khi nhận nhưng không đếm khi giao.
- Không ghi riêng đồ hỏng, nên nhà giặt nói đã trả đủ.
- Không kiểm các vị trí khác trước khi kết luận thiếu.
TingHotel hỗ trợ thế nào?
Ở gói Pro, phiếu giao và phiếu nhận giặt đếm theo loại, chênh lệch ghi nợ nhà giặt, đồ ố rách trả về ghi riêng có ảnh. Đồ vải có bảy trạng thái, mỗi bước luân chuyển là phiếu chuyển kho, và có cảnh báo khi số đang có thấp hơn par.
Xem bài đồ vải: par và vòng giặt.
Hỏi nhanh
Đối soát nhà giặt nên làm bao lâu một lần?
Theo từng lần giao nhận là cơ bản, và đối soát tổng hợp theo kỳ như tuần hoặc tháng. Chỉ đối soát cuối kỳ mà không có phiếu từng lần sẽ khó xác định thiếu từ đâu.
Đồ vải bị ố rách tính ai?
Tùy hợp đồng. Thông lệ là đồ hỏng do giặt thì nhà giặt chịu, hỏng do sử dụng thì khách sạn chịu. Ảnh và phiếu giúp phân định.
Theo dõi từng chiếc hay theo số lượng?
Phần lớn khách sạn theo số lượng theo loại vì tiện và rẻ. Theo dõi từng chiếc bằng thẻ chip hoặc mã vạch có chi phí cao hơn, dùng cho đồ có giá trị.