Hỏi đáp: Kênh OTA
35 câu hỏi thường gặp, trả lời ngắn. Mỗi câu có liên kết tới bài giải thích đầy đủ.
OTA thu hộ và khách sạn thu khác nhau thế nào?
OTA thu hộ thì OTA nhận tiền của khách và trả khách sạn sau, thường qua thẻ ảo. Khách sạn thu thì khách trả tại khách sạn.
Khách OTA không đến thì xử lý thế nào?
Đánh dấu no-show trong hệ thống và báo no-show trên trang quản trị của OTA trong thời hạn OTA quy định.
ARI trong channel manager là gì?
Viết tắt của Availability, Rates, Inventory hoặc Restrictions tùy tài liệu: tồn phòng, giá và điều kiện bán như số đêm tối thiểu, đóng bán. Đây là ba nhóm dữ liệu khách sạn đẩy lên OTA.
OTA thu hộ khác khách sạn thu thế nào?
OTA thu hộ nghĩa là khách trả cho OTA, OTA thanh toán cho khách sạn sau, thường kèm thẻ ảo. Khách sạn thu nghĩa là khách trả trực tiếp khi đến. Với OTA thu hộ, folio tách phần OTA và phần khách.
No-show khách OTA xử lý thế nào?
Đến giờ cắt nhắc lễ tân, lễ tân đánh dấu trong phần mềm và tự báo trên trang quản trị OTA. Phần mềm giữ nhắc đến khi lễ tân xác nhận đã báo.
Mất đồng bộ giữa PMS và OTA thì sao?
Hệ thống ghi log và báo cho đơn vị vận hành phía sau. Khách sạn cần được nhắc kiểm tra thủ công trên trang quản trị OTA cho đến khi đồng bộ trở lại.
ARI là gì?
Là ba nhóm dữ liệu bán phòng: giá, số phòng còn lại và điều kiện bán (số đêm tối thiểu, đóng bán, cấm nhận phòng, cấm trả phòng). Channel manager đẩy ba nhóm này lên OTA.
Sửa giá ở PMS bao lâu thì OTA đổi?
Phụ thuộc channel manager và từng OTA, không có con số chung. Vì vậy cần theo dõi trạng thái từng lệnh đẩy thay vì giả định đã xong.
Lệnh đẩy bị lỗi thì sao?
Lệnh giữ ở trạng thái lỗi, có thể thử lại và báo cho người phụ trách. Không nên coi như đã đồng bộ.
Có đẩy ngược từ OTA về PMS không?
Giá và tồn đi một chiều từ PMS ra. Chiều ngược lại là đặt phòng mới, sửa, hủy từ OTA về PMS.
Channel manager khác PMS thế nào?
PMS quản lý khách, phòng, folio của khách sạn. Channel manager chỉ lo phần giao tiếp với các kênh bán. Hai hệ thống phải nối với nhau để tồn phòng luôn đúng.
Channel manager khác OTA thế nào?
OTA là nơi khách đặt phòng, như Booking hay Agoda. Channel manager là công cụ khách sạn dùng để cập nhật giá và tồn lên các OTA và nhận đơn về.
Mất đồng bộ thì sao?
Rủi ro là bán sai giá hoặc bán trùng phòng. Nên có nhật ký đồng bộ, cảnh báo khi lỗi và cách kiểm tra thủ công. Xem bài mất đồng bộ kênh.
Đối soát OTA là gì?
Là so dữ liệu trong PMS với báo cáo và khoản thanh toán của OTA: số đặt phòng, đêm phòng, doanh thu, hoa hồng và số tiền OTA còn nợ khách sạn.
Nên đối soát khi nào?
Theo tháng cho từng OTA, và sau mỗi lần OTA thanh toán. Làm sớm để còn tra lại được lịch sử khi có chênh lệch.
Hoa hồng trong PMS là số chính xác không?
Là số ước tính theo tỷ lệ khai báo. Số chính thức là của OTA, nên cần so với báo cáo của họ.
Chênh lệch thường do đâu?
Hủy hoặc sửa đặt phòng chưa đồng bộ, no-show không báo, khách đổi ngày, thuế phí tính khác nhau, tỷ giá nếu OTA thanh toán ngoại tệ.
Khách OTA không đến thì ai thu phí?
Tùy hình thức thanh toán của đặt phòng. Nếu OTA thu hộ, khoản phải trả khách sạn thường đi qua OTA. Nếu khách trả tại khách sạn, khách sạn thu theo điều khoản OTA. Cần đọc điều khoản đi kèm từng đặt phòng.
Có được tự áp phí no-show riêng của khách sạn không?
Không nên. Điều khoản đi kèm đặt phòng OTA là điều khoản khách đã đồng ý lúc đặt. Phần mềm vì vậy lưu nguyên văn chính sách OTA và không thay bằng chính sách nội bộ.
Báo no-show trễ hạn thì sao?
Nhiều OTA có hạn báo. Báo trễ có thể mất quyền đòi phí. Hạn cụ thể khác nhau theo OTA nên cần đối chiếu điều khoản của từng kênh.
Mất đồng bộ kênh là gì?
Là khi PMS và OTA không còn cùng một số liệu về giá, tồn hoặc đặt phòng. Hệ quả nguy hiểm nhất là bán trùng phòng.
Phát hiện thế nào?
Qua lệnh đẩy ở trạng thái lỗi, đặt phòng vào khay cần xem lại, hoặc đối chiếu số liệu giữa PMS và OTA. Nhật ký đồng bộ giúp tra nguyên nhân.
Khách sạn có phải làm gì khi mất đồng bộ?
Kiểm tra tay giá và tồn trên trang OTA, đóng bán tạm nếu nghi ngờ, rồi liên hệ nhà cung cấp. Phần mềm báo ngầm cho NEXT HOME và nhắc khách sạn kiểm tra.
Có nằm trong phạm vi của TingHotel không?
Đồng bộ đặt phòng, giá, tồn thì có. Trả lời đánh giá và nhắn tin cho khách trên OTA nằm ngoài phạm vi.
Khách OTA không đến thì khách sạn làm gì?
Thường phải tự báo no-show trên trang quản trị của OTA trong thời hạn OTA quy định. Nếu không báo, có thể mất quyền thu phí hoặc bị tính sai.
PMS có tự báo no-show lên OTA không?
Theo thiết kế của TingHotel thì không. Lễ tân tự báo trên trang OTA, phần mềm chỉ nhắc đến khi lễ tân xác nhận đã làm.
Phí no-show do ai quyết định?
Do chính sách mà khách đã đồng ý khi đặt qua OTA. Khách sạn không tự đổi, PMS lưu nguyên văn chính sách đó.
Khác gì no-show đặt phòng trực tiếp?
Đặt phòng trực tiếp dùng chính sách nội bộ của khách sạn, phí ghi vào folio. Khách OTA dùng chính sách của OTA và quy trình trên trang OTA.
Nguyên nhân mất đồng bộ giá là gì?
Thường do lỗi kết nối với channel manager, ánh xạ loại phòng hoặc hạng giá sai, lệnh bị từ chối vì dữ liệu không hợp lệ, hoặc sửa tay trực tiếp trên trang OTA.
Đặt phòng đã nhận với giá sai thì sao?
Thường giữ nguyên theo giá khách đã đặt và chịu phần chênh, vì từ chối có thể ảnh hưởng uy tín kênh. Chính sách cụ thể tùy OTA và hợp đồng, nên đọc điều khoản trước.
Có nên đóng bán khi nghi ngờ không?
Có, nếu nghi ngờ nghiêm trọng. Đóng bán tạm trong thời gian kiểm tra rẻ hơn bán sai giá hoặc bán trùng. Nhớ mở lại sau khi xử lý.
OTA thu hộ là gì?
Khách trả tiền phòng cho OTA khi đặt. OTA sau đó thanh toán cho khách sạn, thường trừ hoa hồng, nhiều nơi qua thẻ ảo (VCC) để khách sạn tự quẹt.
Khách sạn thu là gì?
Khách trả tại quầy khi nhận hoặc trả phòng. OTA sau đó tính hoa hồng với khách sạn.
Check-out khách OTA thu hộ thì thu gì?
Chỉ thu phần khách tự phát sinh, như minibar, giặt là, dịch vụ ngoài. Phần tiền phòng OTA đã thu là công nợ của OTA.
VCC là gì?
Thẻ tín dụng ảo do OTA cấp cho từng đặt phòng, khách sạn quẹt để nhận tiền phòng. Phần mềm cần ghi lại việc đã quẹt hay chưa.
Xem TingHotel chạy trên một khách sạn mẫu
Đội kỹ thuật HDL Việt Nam trình diễn sơ đồ phòng, check-in, cảnh báo SOS và app khách trên bộ điều khiển phòng thật hoặc RCU ảo.