Hỏi đáp: Folio, thu ngân, công nợ
63 câu hỏi thường gặp, trả lời ngắn. Mỗi câu có liên kết tới bài giải thích đầy đủ.
Ghi nhầm tiền vào folio thì sửa thế nào?
Không xóa. Trong ngày thì hủy khoản bằng dòng đối ứng; sau ngày thì ghi dòng điều chỉnh có lý do. Ghi nhầm phòng thì chuyển khoản sang phòng đúng.
VietQR có phải là một hình thức thanh toán không?
Không. VietQR là cách tạo nhanh mã chuyển khoản ngân hàng. Hình thức thanh toán vẫn là chuyển khoản.
Vì sao nên tách ăn sáng khỏi tiền phòng?
Để doanh thu lưu trú và ăn uống đúng nhóm theo chuẩn báo cáo ngành, và để trả đúng số suất cho nhà hàng cung cấp.
Folio khách sạn là gì?
Là tài khoản ghi các khoản phí và khoản thanh toán của một lượt ở. Mỗi khoản gắn một mã giao dịch để báo cáo doanh thu theo loại.
Ghi nhầm khoản vào folio thì sửa thế nào?
Không xóa. Trong ngày kinh doanh thì hủy khoản bằng dòng đối ứng. Sau kiểm toán đêm thì ghi điều chỉnh với ngày hiện tại. Ghi nhầm phòng thì chuyển khoản sang đúng folio.
Folio chính (master folio) dùng khi nào?
Khi một bên khác trả thay, ví dụ công ty hoặc đoàn. Các phí của từng khách được chuyển về folio chung theo quy tắc chuyển phí đặt một lần.
VietQR có phải kênh thanh toán không?
Không. VietQR là chuẩn tạo mã QR chuyển khoản đúng số tiền và nội dung. Tiền vẫn đi qua chuyển khoản ngân hàng thông thường.
Folio chính (master folio) là gì?
Là tài khoản chung của đoàn hoặc công ty, nhận phí từ nhiều lượt ở qua quy tắc chuyển phí. Thanh toán một lần cho cả đoàn tại folio này.
Routing khác chuyển khoản thế nào?
Routing là quy tắc đặt trước, tự áp dụng cho các khoản ghi về sau. Chuyển khoản là thao tác tay cho khoản đã ghi. Hai cách bổ trợ nhau.
Có chia một khoản cho hai folio được không?
Được, chia theo số tiền hoặc phần trăm. Ví dụ công ty trả 70% tiền phòng, khách trả 30%.
Thuế đi theo khoản chuyển thế nào?
Thuế đi cùng khoản chính khi bật tham số tương ứng, nên folio nhận có đủ khoản và thuế của nó.
City ledger là gì?
Là công nợ của bên không lưu trú, như công ty, đại lý, OTA thu hộ, sau khi folio chuyển sang thanh toán trực tiếp (direct billing).
Tuổi nợ dùng để làm gì?
Để biết khoản nợ đã quá hạn bao lâu. Chia theo nhóm ngày như 0-30, 31-60, 61-90 và trên 90 giúp ưu tiên đòi những khoản cũ trước.
Công nợ khác nợ của khách cá nhân thế nào?
Công nợ gắn với đối tượng có hợp đồng và hạn thanh toán (công ty, đại lý). Khách cá nhân còn nợ là khoản phải thu riêng, thường khó đòi hơn nên cần theo dõi khác.
Phần mềm vận hành có hạch toán công nợ không?
Không. Chỉ ghi nhận, theo dõi và xuất dữ liệu. Sổ cái và bút toán do kế toán làm.
Vì sao phải tách ăn sáng khỏi tiền phòng?
Vì hai khoản thuộc hai nhóm doanh thu khác nhau: lưu trú và ăn uống. Gộp lại thì công suất, ADR và doanh thu ăn uống đều lệch. USALI bản 12 chuẩn hóa việc tách này.
Giá trị ăn sáng tách ra tính thế nào?
Khách sạn khai giá trị phân bổ theo số tiền hoặc tỷ lệ phần trăm của giá gói. Giá trị này là quyết định nội bộ cần thống nhất với kế toán.
Khách ăn sáng không dùng thì sao?
Doanh thu vẫn ghi theo gói đã bán. Việc hoàn lại hay không là chính sách của khách sạn.
Ăn sáng do nhà hàng thuê ngoài thì ghi thế nào?
Ghi doanh thu ăn sáng theo số suất của khách đang ở, và ghi khoản trả nhà hàng bằng phiếu chi. Khách sạn thu hộ rồi trả lại, hoặc bán lại dịch vụ, tùy cách vận hành.
Khách sạn lập hóa đơn khi nào?
Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, dịch vụ lập hóa đơn khi hoàn thành, và nếu thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì lập khi thu tiền. Một hãng luật thuế cho rằng lưu trú liên tục thanh toán một lần có thể lập một hóa đơn khi trả phòng.
Tiền đặt cọc có phải lập hóa đơn không?
Có nguồn nêu tiền đặt cọc bảo đảm hợp đồng dịch vụ không phải lập hóa đơn, nhưng điểm này cần kế toán xác nhận, nhất là khi cọc thực chất là trả trước.
Hóa đơn sai thì hủy được không?
Theo các bài tóm tắt, từ 01/06/2025 bỏ việc hủy hóa đơn điện tử có sai sót. Sai tên hoặc địa chỉ người mua thì thông báo sai sót, sai mã số thuế, số tiền hoặc thuế suất thì lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.
TingHotel có phát hành hóa đơn không?
Không. TingHotel ghi yêu cầu, khóa khoản và xuất dữ liệu. Việc phát hành do kế toán và nhà cung cấp hóa đơn điện tử đảm nhận, kết nối trực tiếp là tích hợp bên ngoài.
Ai có thể hưởng hoa hồng?
Đại lý, tài xế, hướng dẫn viên và người giới thiệu. Mỗi đối tượng là một loại hồ sơ gắn vào đặt phòng hoặc lượt ở.
Hoa hồng tính trên tiền phòng đã hay chưa gồm thuế?
Thông lệ tính trên tiền phòng chưa thuế, hoặc số tiền cố định. Cách cụ thể do hợp đồng với từng đối tượng quyết định.
Hoa hồng OTA có chính xác không?
Chỉ ước tính theo tỷ lệ trong hợp đồng. Số thật lấy từ đối soát với OTA cuối kỳ.
Phần mềm có trả hoa hồng hộ không?
Không. Phần mềm liệt kê số phải trả và ghi nhận đã chi kèm phiếu chi. Việc chi trả và hạch toán do khách sạn và kế toán làm.
Có thể tin ảnh chụp màn hình chuyển khoản của khách không?
Không nên tin hoàn toàn, vì ảnh có thể chỉnh sửa hoặc chỉ là lệnh chưa hoàn tất. Cách chắc chắn là thấy tiền báo có trên tài khoản của khách sạn hoặc mã giao dịch xuất hiện trên sao kê.
Có cho khách đi khi chưa thấy tiền?
Tùy chính sách và số tiền. Với khoản nhỏ, nhiều khách sạn chấp nhận mã giao dịch và để ca sau xác nhận. Với khoản lớn nên chờ tiền về hoặc có phương án khác.
Khách chuyển sai nội dung thì sao?
Tiền về nhưng không khớp tự động. Lễ tân đối chiếu theo số tiền, thời điểm và mã giao dịch, rồi xác nhận thủ công. Việc này cũng nên có người thứ hai xem lại.
Có dừng bán cho công ty nợ quá hạn không?
Đó là quyết định kinh doanh của khách sạn. Nhiều nơi đặt ngưỡng ngày quá hạn hoặc số tiền để chuyển sang thu trước. Phần mềm hỗ trợ theo dõi, không tự chặn đặt phòng.
TingHotel có làm kế toán công nợ không?
Không. TingHotel theo dõi công nợ vận hành để lễ tân và kế toán nhìn thấy. Không có bút toán và sổ cái, kế toán vẫn dùng phần mềm kế toán riêng.
Khách sạn có được nhận ngoại tệ không?
Quy định về thanh toán bằng ngoại tệ trong nước có điều kiện và có thể thay đổi. Bài này không đánh giá tính hợp pháp. Khách sạn cần hỏi kế toán hoặc luật sư về quy định hiện hành.
Tỷ giá lấy ở đâu?
Do khách sạn quy định, thường là tỷ giá niêm yết của ngân hàng hoặc tỷ giá nội bộ cập nhật mỗi ngày. Phần mềm cho nhập tay tỷ giá lúc thu.
Có quy đổi ngoại tệ trong két sang VND khi chốt ca không?
Không. Mỗi mã tiền đếm và ghi riêng, tránh lệch do tỷ giá thay đổi giữa các lần thu.
Khách trả dư thì xử lý thế nào?
Hoàn lại phần dư bằng hình thức khách đã trả, ghi thành dòng hoàn tiền kèm lý do. Nếu hoàn muộn thì ghi nhận thành khoản phải trả khách để theo dõi, không để số dư treo trên folio.
Khách đi mà còn nợ folio thì sao?
Folio đóng với số còn lại chuyển thành khoản phải thu riêng hoặc công nợ, theo chính sách khách sạn. Nên lưu thông tin liên hệ và chứng từ. Có thể là sai lệch loại Skip nếu khách đi mà chưa trả phòng.
Minibar phát hiện sau khi khách đi ghi ở đâu?
Ghi vào folio đã đóng của lượt ở cũ bằng quyền riêng. Hệ thống lớn như OPERA có chức năng ghi phí sau khi đi, giữ tài khoản mở thêm một số ngày để nhận phí đến muộn.
Có nên cho mở lại folio nhiều ngày sau khi khách đi?
Nên giới hạn theo vai trò. Ví dụ lễ tân chỉ trong ngày, trưởng ca và quản lý vài ngày, kế toán đến khi chốt sổ. Quá hạn thì xử lý ở công nợ hoặc phiếu hoàn tiền.
Khách đi rồi còn xuất hóa đơn được không?
Được về mặt vận hành nếu folio còn truy được. Tuy nhiên thời hạn lập hóa đơn và điều kiện cụ thể do kế toán xác nhận theo quy định hiện hành, bài này không thay cho ý kiến đó.
Hóa đơn đã phát hành mà sai thông tin người mua thì sao?
Không sửa trực tiếp. Phần mềm ghi yêu cầu điều chỉnh hóa đơn để kế toán xử lý theo quy định về hóa đơn sai sót.
Lễ tân có được phát hành hóa đơn không?
Lễ tân chỉ ghi yêu cầu. Việc phát hành là của kế toán, để tách người thu tiền khỏi người lập hóa đơn.
Ghi nhầm vào folio phòng khác thì làm gì?
Chuyển khoản sang folio đúng bằng thao tác chuyển, kèm lý do. Dòng gốc giữ nguyên và có dòng đối ứng, nên lịch sử vẫn truy vết được.
Khoản ghi nhầm trong ngày có xóa được không?
Không xóa dòng. Trong cùng ngày kinh doanh dùng thao tác hủy khoản. Sau kiểm toán đêm dùng điều chỉnh.
Hạn mức điều chỉnh là bao nhiêu?
Do khách sạn đặt theo vai trò. Con số 200.000 đồng cho lễ tân và 1.000.000 đồng cho trưởng ca chỉ là ví dụ. Vượt hạn mức thì chờ người có hạn mức đủ duyệt.
Mã giao dịch dùng để làm gì?
Để phân loại mọi khoản ghi vào folio: tiền phòng, ăn uống, minibar, giặt là, thu hộ, chi hộ. Báo cáo doanh thu, thuế và đối soát đều dựa trên mã này.
Vì sao mỗi mã cần một mã điều chỉnh riêng?
Để tách hoàn trả, giảm trừ và sửa sai ra khỏi doanh thu gốc. Khi điều chỉnh mã 1000, hệ thống ghi vào mã điều chỉnh của nó, nên báo cáo thấy rõ bao nhiêu tiền phòng bị điều chỉnh.
Có nên xóa mã giao dịch không dùng nữa?
Mã đã phát sinh giao dịch không nên xóa hay đổi mã số, vì lịch sử đang tham chiếu. Chỉ nên ngừng dùng.
Mã giao dịch có thay thế sổ kế toán không?
Không. Phần mềm vận hành chỉ ghi nhận chính xác và xuất dữ liệu sạch. Hạch toán, sổ cái, báo cáo tài chính và thuế do kế toán làm.
Khoản ghi nhầm có xóa được không?
Không nên xóa. Hệ thống lớn như OPERA chỉ cho hủy trong ngày kinh doanh, kèm lý do. Sau kiểm toán đêm chỉ điều chỉnh bằng khoản đối ứng mang ngày hiện tại.
Ghi nhầm vào phòng khác thì làm sao?
Nếu phòng đúng còn ở thì chuyển khoản sang folio của phòng đúng. Nếu đã trả phòng thì mở lại folio trong thời hạn cho phép hoặc chuyển công nợ. Nếu khách đã thanh toán thì kèm hoàn tiền.
Giảm trừ cho khách khác sửa sai thế nào?
Dùng chung cơ chế, nhưng bản chất khác. Sửa sai là lỗi thao tác, giảm trừ là chi phí dịch vụ. Báo cáo nên tách hai nhóm lý do.
Khoản đã lên hóa đơn điện tử sửa thế nào?
Sửa folio chưa đủ. Cần xử lý hóa đơn bằng thông báo sai sót, hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế. Theo các bài tóm tắt Nghị định 70/2025/NĐ-CP, không còn hủy hóa đơn từ 01/06/2025. Cần kế toán xác nhận.
VietQR có phải một cách thanh toán riêng không?
Không. VietQR là chuẩn tạo mã QR cho chuyển khoản ngân hàng, giúp khách quét ra đúng số tài khoản, số tiền và nội dung. Về bản chất vẫn là chuyển khoản.
Xem bài: Thanh toán tại quầy: tiền mặt, chuyển khoản, VietQR, thẻ
Làm sao biết khách đã chuyển khoản thật?
Khi ngân hàng báo có đúng nội dung phiếu thu thì khớp tự động, qua webhook ngân hàng hoặc cổng thanh toán. Nếu báo có chậm, lễ tân đối chiếu thủ công bằng sao kê rồi ghi căn cứ.
Xem bài: Thanh toán tại quầy: tiền mặt, chuyển khoản, VietQR, thẻ
Khách thanh toán một phần được không?
Được. Phần đã thu ghi thành một dòng thanh toán, phần còn lại giữ trong folio.
Xem bài: Thanh toán tại quầy: tiền mặt, chuyển khoản, VietQR, thẻ
Phần mềm có lưu số thẻ của khách không?
Không nên. Không lưu số thẻ thanh toán, chỉ lưu mã thay thế (token) nếu có cổng thanh toán.
Xem bài: Thanh toán tại quầy: tiền mặt, chuyển khoản, VietQR, thẻ
Folio có nên lập bằng ngoại tệ không?
Không cần. Giá và folio giữ bằng VND. Ngoại tệ chỉ là hình thức thu, ghi kèm số quy đổi.
Chốt két có đếm ngoại tệ riêng không?
Có. Mỗi mã tiền đếm riêng và có chênh lệch riêng, không cộng vào tiền mặt VND.
Giá phòng nên lưu gồm hay chưa gồm VAT?
Phần mềm nên cho cấu hình cả hai. Mặc định thường là chưa gồm VAT, theo cách nhiều kênh OTA hiển thị giá trước thuế và phí. Khách sạn có thể chuyển sang giá đã gồm.
VAT tính trên cái gì?
Trên tiền hàng, dịch vụ cộng phí phục vụ nếu có. Phí phục vụ chịu VAT. Thu hộ và chi hộ không có phí phục vụ.
Thuế suất tính theo ngày dịch vụ hay ngày thanh toán?
Theo thiết kế của TingHotel, thuế suất chốt theo ngày quyết toán. Dịch vụ hôm nay mà mai mới quyết toán thì tính theo mức của ngày mai. Cần kế toán xác nhận với quy định hiện hành.
Thuế suất VAT hiện nay bao nhiêu?
Theo tài liệu dự án, VAT 8% áp dụng đến 31/12/2026 theo Nghị quyết 204/2025/QH15 và Nghị định 174/2025/NĐ-CP, từ 01/01/2027 là 10% nếu không gia hạn. Cần đối chiếu văn bản gốc và kế toán.
Xem TingHotel chạy trên một khách sạn mẫu
Đội kỹ thuật HDL Việt Nam trình diễn sơ đồ phòng, check-in, cảnh báo SOS và app khách trên bộ điều khiển phòng thật hoặc RCU ảo.