Công nợ ở khách sạn là gì?
Khi công ty hoặc đại lý trả thay khách, folio không thu tiền tại quầy mà chuyển phần đó sang công nợ (city ledger). Đối tượng thanh toán sau, theo hợp đồng và hạn thanh toán.
Ba nguồn công nợ thường gặp:
- Công ty có hợp đồng trả sau cho nhân viên đi công tác.
- Đại lý, lữ hành trả cho đoàn.
- OTA thu hộ: phần OTA đã thu của khách nhưng chưa chuyển cho khách sạn.
Một khoản công nợ gồm những gì?
- Đối tượng nợ (công ty, đại lý, OTA).
- Folio và lượt ở gốc.
- Số tiền và ngày phát sinh.
- Hạn thanh toán theo hồ sơ đối tượng.
- Trạng thái: chưa thu, thu một phần, đã thu.
Khoản chuyển nợ đến từ quy tắc chuyển phí hoặc từ thao tác chuyển tay. Xem bài về chuyển phí.
Tuổi nợ là gì?
Tuổi nợ (A/R aging) là bảng chia công nợ theo thời gian quá hạn. Cách chia phổ biến:
| Nhóm | Ý nghĩa |
|---|---|
| 0-30 ngày | Còn mới, nhắc theo hạn |
| 31-60 ngày | Cần nhắc chủ động |
| 61-90 ngày | Cần làm việc với đầu mối của đối tượng |
| Trên 90 ngày | Rủi ro cao, cần quản lý quyết định cách xử lý |
OPERA có thủ tục tuổi nợ như một bước tùy chọn của kiểm toán đêm.
Ghi nhận khoản đã thu thế nào?
Khi đối tượng chuyển tiền, ghi nhận đã thu bằng cách khớp từng khoản hoặc trừ dần nếu thu một phần. Đính kèm chứng từ như ủy nhiệm chi hay sao kê. Khớp từng khoản dễ đối chiếu hơn, trừ dần dùng khi đối tượng trả gộp.
Gửi bảng kê cho đối tượng
Xuất bảng kê công nợ (PDF hoặc Excel) gửi cho đối tượng theo kỳ. Bảng kê nên có tên khách, ngày ở, số tiền, hạn thanh toán. Khi có tranh chấp, bảng kê và folio gốc là căn cứ.
Sai ở đâu thường gặp?
- Chuyển nợ nhưng không ghi hạn thanh toán.
- Không xem tuổi nợ định kỳ, khoản cũ trôi qua.
- Thu tiền về mà không khớp vào khoản cụ thể.
- Lẫn công nợ công ty với nợ khách cá nhân.
TingHotel hỗ trợ thế nào?
Ở gói Pro, TingHotel có danh sách công nợ theo đối tượng, bảng tuổi nợ bốn cột, xuất bảng kê PDF hoặc Excel và ghi nhận đã thu có đính kèm chứng từ. TingHotel chỉ theo dõi và xuất dữ liệu, không bút toán, không sổ cái.