Vì sao không sửa trực tiếp?
Folio là bằng chứng tiền bạc. Nếu sửa đè, không ai biết khoản nào đã bị đổi, ai đổi và vì sao. Hệ thống lớn không sửa và không xóa khoản đã qua kiểm toán đêm. Sai thì ghi một khoản đối ứng mới, khoản gốc giữ nguyên.
Các tình huống ghi nhầm hay gặp
- Sai số tiền, số lượng: ghi 2 suất ăn sáng thay vì 1.
- Ghi trùng: quầy nhà hàng bấm gửi hai lần.
- Sai mã giao dịch: ghi giặt là vào mã nhà hàng.
- Nhầm phòng: ghi vào 0506 thay vì 0605.
- Đúng phòng, sai người trả: khoản của công ty nằm ở folio khách.
- Phát hiện sau khi khách trả phòng, hoặc sau khi đã phát hành hóa đơn.
Ba thao tác xử lý
1. Hủy khoản (trong ngày kinh doanh, trước kiểm toán đêm): ghi khoản đối ứng 100% cùng mã, cùng ngày doanh thu, liên kết với dòng gốc. Cả hai dòng cùng hiện trên folio. Người ghi tự hủy khoản của mình trong ca, hủy khoản người khác cần quyền.
2. Điều chỉnh (sau kiểm toán đêm, hoặc giảm một phần): khoản mới mang ngày kinh doanh hiện tại, theo số tiền hoặc phần trăm, ghi vào mã điều chỉnh của mã gốc. Thuế và phí phục vụ đi theo.
3. Chuyển khoản: sang folio con, folio công ty hoặc lượt ở khác. Dòng âm ở nơi đi, dòng dương ở nơi đến, giữ ngày doanh thu gốc.
Lý do và hạn mức
Mọi thao tác cần lý do, tốt nhất chọn theo danh mục thay vì gõ tự do, chia hai nhóm: sửa sai thao tác và giảm trừ cho khách (phàn nàn, bồi thường, thiện chí). Báo cáo tách hai nhóm, vì giảm trừ là chi phí dịch vụ.
Hạn mức theo vai trò giúp kiểm soát: khoản vượt hạn mức chờ người có hạn mức đủ duyệt, chưa tính vào số dư. Không tự duyệt khoản của chính mình.
Sau khi khách trả phòng thì sao?
Folio đóng. Có hai đường:
- Khôi phục lượt ở: chỉ trong cùng ngày kinh doanh trả phòng.
- Mở lại folio trong số ngày vai trò cho phép, để ghi phí đến muộn hoặc điều chỉnh. Khoản mới luôn mang ngày hiện tại, mỗi lần mở lại ghi người, giờ, lý do.
Quá hạn thì xử lý ở công nợ hoặc phiếu hoàn tiền.
Khoản đã lên hóa đơn thì sao?
Khoản đã yêu cầu hóa đơn nên bị khóa, không hủy, không chuyển. Điều chỉnh vẫn ghi được nhưng phải kèm yêu cầu xử lý hóa đơn cho kế toán. Theo các bài tóm tắt, sai tên hoặc địa chỉ người mua xử lý bằng thông báo sai sót, sai mã số thuế, số tiền hoặc thuế suất thì lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế. Phần này cần kế toán xác nhận với quy định hiện hành.
Sai ở đâu thường gặp?
- Sửa đè khoản gốc, mất dấu vết.
- Điều chỉnh không lý do hoặc lý do chung chung.
- Cho mọi lễ tân điều chỉnh không giới hạn.
- Quên báo kế toán khi khoản đã lên hóa đơn.
TingHotel hỗ trợ thế nào?
Mỗi dòng folio có ba thao tác: hủy khoản, điều chỉnh, chuyển khoản. Dòng gốc bất biến, điều chỉnh là dòng mới nằm dưới dòng gốc. Quyền và hạn mức đặt theo vai trò, khoản vượt hạn mức vào khay chờ duyệt, khoản đã lên hóa đơn sinh yêu cầu điều chỉnh cho kế toán. Báo cáo hủy, điều chỉnh, chuyển khoản trong ngày nằm trong kiểm toán đêm.