Thu ngoại tệ khác thu VND thế nào?
Giá và folio của khách sạn giữ bằng VND. Khi khách trả bằng ngoại tệ như USD, nhân viên nhập số ngoại tệ và tỷ giá tại thời điểm thu, phần mềm tính số quy đổi và ghi cả hai.
Cách này giữ được hai thứ: folio nhất quán bằng VND, và vẫn biết thực tế đã nhận bao nhiêu ngoại tệ.
Cần ghi những gì cho mỗi lần thu?
- Mã tiền và số ngoại tệ khách đưa.
- Tỷ giá đã dùng.
- Số VND quy đổi, trừ vào folio.
- Tiền thối lại, thường bằng VND.
- Người thu, giờ thu.
Ghi đủ các mục này, cuối ca và cuối tháng mới đối chiếu được số ngoại tệ trong két với dòng thu trên folio.
Chốt két ngoại tệ thế nào?
Mỗi mã tiền có một dòng riêng: đầu ca, thu trong ca (theo số ngoại tệ), lý thuyết, đếm được, chênh lệch. Đếm riêng, không quy đổi vào số VND, vì tỷ giá thay đổi và quy đổi sẽ che mất chênh lệch thật. Ngoại tệ nộp kèm túi niêm phong cùng tiền VND.
Xem thêm bài về chốt két, quỹ đầu ca và chênh lệch.
Lệch tỷ giá xử lý ra sao?
Tỷ giá lúc thu và tỷ giá lúc nộp ngân hàng có thể khác nhau. Phần mềm vận hành không hạch toán chênh lệch tỷ giá. Việc đó thuộc kế toán, phần mềm chỉ cung cấp dữ liệu: số ngoại tệ, tỷ giá, số quy đổi theo từng lần thu.
Lưu ý về quy định
Bài này không nêu quy định về nhận ngoại tệ khi thanh toán trong nước. Khách sạn cần hỏi ngân hàng hoặc luật sư để biết quy định hiện hành và cách xử lý hóa đơn khi khách trả bằng ngoại tệ.
Sai ở đâu thường gặp?
- Không ghi tỷ giá, sau này không đối chiếu được.
- Quy đổi ngoại tệ sang VND rồi cộng vào két VND.
- Mỗi ca dùng một tỷ giá khác nhau không có nguồn.
- Thối lại ngoại tệ khi chưa có quy định nội bộ.
TingHotel hỗ trợ thế nào?
Ở gói Essential, hộp thoại thu tiền có ô số ngoại tệ và tỷ giá, cho ra số quy đổi, ghi cả hai vào dòng thanh toán. Màn giao ca đếm ngoại tệ riêng từng mã tiền, tính chênh lệch riêng và nộp kèm túi niêm phong.