Bài này tóm tắt để biết cần chú ý gì, không phải ý kiến pháp lý hay thuế. Nhiều nội dung mới đối chiếu qua bài viết của hãng luật và nhà cung cấp phần mềm kế toán, chưa đọc toàn văn. Hãy đối chiếu văn bản gốc và hỏi kế toán trước khi áp dụng.
Hóa đơn điện tử lập khi nào?
Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa Nghị định 123/2020, áp dụng từ 01/06/2025), nguyên tắc với dịch vụ:
- Lập hóa đơn khi hoàn thành dịch vụ.
- Nếu thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì lập khi thu tiền.
Với lưu trú, một hãng luật thuế cho rằng khách ở liên tục và thanh toán một lần có thể lập một hóa đơn khi check-out. Khách trả trước nhiều lần thì cần cân nhắc lập tại thời điểm thu.
Tiền cọc có lập hóa đơn không?
Có nguồn nêu tiền đặt cọc bảo đảm hợp đồng dịch vụ không phải lập hóa đơn, và có nguồn nhắc Nghị định 254/2026/NĐ-CP thay thế nghị định trên từ 01/07/2026. Chưa đọc văn bản gốc. Điểm này cần kế toán xác nhận, đặc biệt khi cọc thực chất là trả trước tiền phòng.
Việc hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có bắt buộc với dịch vụ lưu trú hay không cũng cần xác nhận với cơ quan thuế.
Việc của lễ tân, kế toán, nhà cung cấp
Ba bên có ba việc khác nhau:
- Lễ tân ghi yêu cầu: loại hóa đơn (khách lẻ, cá nhân, công ty), thông tin người mua gồm tên, mã số thuế, địa chỉ, email, và cách gộp nội dung.
- Kế toán kiểm tra rồi phát hành sau check-out.
- Nhà cung cấp hóa đơn điện tử là hệ thống phát hành và tra cứu.
Khoản tiền phòng OTA thu hộ không nằm trên hóa đơn của khách sạn lập cho khách.
Hóa đơn sai sót xử lý thế nào?
Theo các bài tóm tắt Nghị định 70/2025, từ 01/06/2025 bỏ việc hủy hóa đơn điện tử có sai sót. Cách xử lý:
- Sai tên, địa chỉ người mua nhưng không sai mã số thuế, số tiền: thông báo cho người mua và gửi mẫu 04/SS-HĐĐT.
- Sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, hàng hóa: lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, ghi rõ tham chiếu hóa đơn gốc.
Vì vậy phần mềm vận hành cần biết khoản nào đã lên hóa đơn để khóa, và chuyển yêu cầu sửa cho kế toán thay vì cho phép hủy hay chuyển tự do.
Thuế suất ảnh hưởng thế nào?
Thuế suất trên hóa đơn phải khớp thuế suất trên folio. Xem bài về VAT và phí phục vụ.
Sai ở đâu thường gặp?
- Lập hóa đơn sai thời điểm khi khách đặt cọc hoặc trả trước.
- Nhập sai mã số thuế người mua.
- Sửa folio mà không báo kế toán, hóa đơn lệch folio.
- Hủy hoặc chuyển khoản đã lên hóa đơn.
TingHotel hỗ trợ thế nào?
Ở gói Essential, lễ tân ghi yêu cầu hóa đơn trong hộp thoại riêng, khoản đã lên hóa đơn bị khóa và điều chỉnh sinh yêu cầu điều chỉnh hóa đơn cho kế toán. Dữ liệu hóa đơn xuất sẵn. Kết nối trực tiếp với nhà cung cấp hóa đơn điện tử là tích hợp bên ngoài thuộc gói Enterprise.