Khách có những cách thanh toán nào?
- Tiền mặt (VND, có thể kèm ngoại tệ).
- Chuyển khoản ngân hàng, thường bằng mã QR.
- Thẻ, quẹt qua máy POS.
- Ghi công nợ cho công ty hoặc đại lý.
- Ngoài ra có cọc trừ vào folio, thẻ ảo OTA và hoàn tiền.
VietQR là gì?
VietQR là chuẩn mã QR cho chuyển khoản ngân hàng. Lễ tân tạo mã theo số tiền và nội dung của phiếu thu, khách quét bằng ứng dụng ngân hàng, thông tin đã điền sẵn. Đây không phải kênh thanh toán độc lập. Điểm hay là nội dung chuyển khoản trùng mã phiếu thu, nên có thể đối chiếu tự động.
Phần mềm biết tiền đã về bằng cách nào?
Có ba trạng thái:
- Đã về, tự khớp: ngân hàng báo có đúng nội dung phiếu thu, qua webhook ngân hàng hoặc cổng thanh toán.
- Đã về, xác nhận tay: lễ tân khớp sao kê hoặc thông báo ngân hàng, ghi căn cứ.
- Chờ xác nhận: khách báo đã chuyển nhưng chưa thấy tiền về.
Khoản chờ xác nhận không được bỏ quên. Nó chuyển sang ca sau theo dõi, ghi rõ người thu, phòng, số tiền, giờ. Ca sau xác nhận có tiền hoặc báo không thấy tiền.
Thu tiền mặt và thẻ
Tiền mặt: nhập số khách đưa, phần mềm tính tiền trả lại, in phiếu thu nếu cần. Tiền mặt cộng vào quỹ ca và đối chiếu khi chốt két.
Thẻ: chọn máy POS, ghi mã chuẩn chi. Tổng thu thẻ trên phần mềm được so với phiếu chốt máy POS cuối ca. Không lưu số thẻ, chỉ lưu mã thay thế nếu có cổng thanh toán.
Thu một phần và ghi công nợ
Số tiền mặc định là thu đủ, nhưng cho thu một phần, phần còn lại giữ trong folio. Với công ty hoặc đại lý trả sau, chọn ghi công nợ và bắt buộc có lý do, rồi chọn tài khoản công nợ tương ứng.
Mỗi lần thu ghi gì?
Một dòng thanh toán trong folio gồm hình thức, số tiền, mã tham chiếu, giờ và người thu. Màn check-out hiện rõ “đã thu tiền mặt 21:58” hay “chờ ngân hàng báo có”. Nhờ đó cuối ca có thể lập báo cáo thu tiền theo người, khoảng thời gian và hình thức.
Sai ở đâu thường gặp?
- Coi VietQR là kênh riêng và không đối soát.
- Khách báo đã chuyển nhưng không ai theo dõi, tiền “treo” nhiều ca.
- Ghi nội dung chuyển khoản tự do nên không khớp tự động.
- Lưu ảnh thẻ hoặc số thẻ của khách.
TingHotel hỗ trợ thế nào?
Ở gói Essential, hộp thoại thu tiền có VietQR, tiền mặt, thẻ POS và ghi công nợ, thu đủ hoặc một phần. VietQR sinh mã theo số tiền và nội dung phiếu, tự đánh dấu khi đối soát được. Khoản chờ xác nhận vào danh sách theo dõi của màn giao ca.