Tình huống xảy ra thế nào?
Khách quét QR, nói đã chuyển, đưa điện thoại cho lễ tân xem. Màn hình báo thành công. Nhưng trên ứng dụng ngân hàng của khách sạn chưa thấy khoản nào.
Nguyên nhân thường gặp: chuyển liên ngân hàng bị chậm, khách chuyển cho tài khoản khác, khách sửa nội dung, hoặc khoản chuyển bị treo xử lý.
Ai quyết định?
Lễ tân xác minh ban đầu. Trưởng ca quyết định cho khách đi khi chưa thấy tiền. Kế toán đối soát cuối ngày, và nếu không tìm được thì quyết định theo chính sách xử lý khoản chưa về.
Các bước xử lý
- Thử tải lại màn hình báo có, kiểm tra ứng dụng ngân hàng khác nếu có.
- Đối chiếu số tiền và thời điểm khách chuyển với sao kê.
- Nếu dùng VietQR động và khoản đã về đúng nội dung, phần mềm tự đánh dấu, không cần làm thêm.
- Nếu tiền về nhưng không khớp nội dung: nhập mã giao dịch từ sao kê để xác nhận thủ công.
- Nếu chưa về: xin khách mã giao dịch và thông tin ngân hàng gửi, ghi vào phiếu.
- Cho khách đi hoặc giữ lại theo mức độ rủi ro. Khoản chờ được chuyển sang ca sau theo dõi.
- Ca sau kiểm tra lại, xác nhận hoặc liên hệ khách.
Ghi vết gì?
- Số tiền, thời điểm, người thu, phòng, mã giao dịch nếu có.
- Cách xác minh và ai xác minh.
- Quyết định cho khách đi và người quyết định.
- Kết quả xác nhận ở ca sau.
Sai ở đâu thường gặp?
- Tin ảnh màn hình mà không đối chiếu sao kê.
- Ghi đã thu ngay vào folio mà tiền chưa về, nên báo cáo thu sai.
- Không chuyển khoản chờ sang ca sau, nên không ai theo dõi.
- Khách trả bằng QR cố định, không có nội dung khớp, nên phải dò thủ công.
TingHotel hỗ trợ thế nào?
Ở gói Essential, mỗi phiếu thu có VietQR động theo số tiền và nội dung, tự đánh dấu khi ngân hàng báo có đúng nội dung. Khi báo có chậm, lễ tân nhập mã giao dịch từ sao kê. Khoản chờ xác nhận ghi rõ người thu, phòng, số tiền, giờ, và chuyển sang ca sau theo dõi.
Xem bài thanh toán tại quầy: tiền mặt, chuyển khoản, VietQR, thẻ.