Folio, thu ngân, công nợ
Folio, mã giao dịch, chuyển phí, sửa sai không xóa, thuế, thanh toán tại quầy, công nợ và hoa hồng.
Bài viết
Folio là gì, đọc một folio
Folio là tài khoản ghi mọi khoản phí và khoản thanh toán của một lượt ở. Mỗi khoản có mã giao dịch, bất biến sau khi ghi, sai thì ghi dòng điều chỉnh chứ không xóa. Đọc được folio là đọc được doanh thu, thuế và công nợ của khách.
8 phút đọcCập nhật 08/11/2026Nghiệp vụChuyển phí: folio công ty, folio đoàn
Chuyển phí là cách đưa một nhóm khoản từ folio của khách sang folio khác theo quy tắc đặt sẵn. Ví dụ công ty trả tiền phòng còn khách tự trả minibar. Quy tắc chuyển phí (routing) giúp không phải chuyển tay từng khoản mỗi khi khách ghi phí.
5 phút đọcCập nhật 08/11/2026Nghiệp vụCông nợ công ty, đại lý và tuổi nợ
Công nợ là khoản khách sạn chưa thu từ công ty, đại lý hoặc OTA sau khi folio chuyển sang thanh toán trực tiếp. Tuổi nợ chia công nợ theo số ngày quá hạn, thường 0-30, 31-60, 61-90 và trên 90 ngày, để biết khoản nào cần đòi trước.
5 phút đọcCập nhật 08/11/2026Nghiệp vụGói kèm ăn sáng: tách doanh thu
Khi giá phòng đã gồm ăn sáng, folio cần tách thành hai dòng là tiền phòng và ăn sáng, mỗi dòng một mã giao dịch. Chuẩn USALI bản 12 yêu cầu tách doanh thu gói để doanh thu lưu trú và doanh thu ăn uống không lẫn nhau.
4 phút đọcCập nhật 08/11/2026Nghiệp vụHóa đơn điện tử với khách sạn
Hóa đơn điện tử với khách sạn gồm ba việc cần phân biệt, là lập khi nào, ai phát hành và sửa sai thế nào. Phần mềm vận hành nên ghi yêu cầu, khóa khoản đã lên hóa đơn và chuyển việc phát hành cho kế toán cùng nhà cung cấp hóa đơn điện tử.
6 phút đọcCập nhật 08/11/2026Nghiệp vụHoa hồng đại lý, tài xế, hướng dẫn viên
Hoa hồng là khoản khách sạn trả cho người đưa khách tới, như đại lý, tài xế hay hướng dẫn viên. Cách tính thường là phần trăm trên tiền phòng chưa thuế hoặc số tiền cố định mỗi phòng, mỗi đêm, mỗi lượt. Khoản này chỉ là số liệu vận hành, không hạch toán.
4 phút đọcCập nhật 08/11/2026Tình huốngKhách chuyển khoản nhưng chưa thấy tiền
Khách đưa màn hình chuyển khoản thành công nhưng tài khoản khách sạn chưa báo có. Có thể ngân hàng chậm, khách chuyển sai nội dung hoặc sai tài khoản. Không nên trả phòng khi chưa xác nhận, nhưng cũng không nên giữ khách chờ quá lâu mà không có phương án.
5 phút đọcCập nhật 08/11/2026Tình huốngKhách công ty chưa thanh toán công nợ
Khách công ty hoặc đại lý ở xong, folio chuyển sang công nợ, đến hạn mà chưa thấy tiền. Việc đúng là theo dõi theo tuổi nợ, gửi bảng kê, liên hệ theo mốc, và quyết định có dừng bán cho đối tượng này hay không. Không nên để khoản nợ trôi mà không có người phụ trách.
5 phút đọcCập nhật 08/11/2026Tình huốngKhách trả bằng ngoại tệ
Khách đưa USD, EUR hay tiền khác để thanh toán. Folio vẫn tính bằng VND, nên phải ghi cả số ngoại tệ và tỷ giá áp dụng, rồi theo dõi két ngoại tệ riêng. Việc nhận ngoại tệ có điều kiện về mặt pháp lý, khách sạn cần xác nhận quy định hiện hành trước khi áp dụng.
5 phút đọcCập nhật 08/11/2026Nghiệp vụKhách trả dư, khách còn nợ khi trả phòng
Khi trả phòng, folio có thể còn dư (khách đã trả nhiều hơn) hoặc còn nợ (khách đi mà chưa trả đủ). Nguyên tắc là ghi đúng sự việc: doanh thu là doanh thu, nợ là nợ, hoàn tiền là hoàn tiền. Không bù trừ ngầm và không xóa số dư cho đẹp sổ.
5 phút đọcCập nhật 08/11/2026Tình huốngKhách yêu cầu xuất hóa đơn sau khi đã đi
Khách rời khách sạn rồi mới nhờ xuất hóa đơn công ty, hoặc xin sửa thông tin hóa đơn đã phát hành. Lễ tân chỉ ghi yêu cầu, kế toán phát hành. Điều cần xác nhận với kế toán là thời hạn lập hóa đơn và việc sửa hóa đơn đã phát hành, vì có ràng buộc pháp lý.
5 phút đọcCập nhật 08/11/2026Tình huốngLễ tân ghi nhầm phòng, nhầm tiền
Khoản phí ghi vào nhầm folio của phòng khác, hoặc ghi sai số tiền. Khoản đã ghi không sửa và không xóa. Cách đúng là hủy trong ngày kinh doanh, điều chỉnh sau kiểm toán đêm, hoặc chuyển khoản sang folio đúng, và mỗi thao tác đều ghi thêm một dòng có lý do.
5 phút đọcCập nhật 08/11/2026Nghiệp vụMã giao dịch và nhóm doanh thu
Mã giao dịch là nhãn gắn vào từng khoản ghi trên folio, cho biết khoản đó là tiền phòng, minibar, nhà hàng hay thu hộ. Mã giao dịch quyết định khoản thuộc nhóm doanh thu nào, chịu thuế gì và điều chỉnh vào đâu. Khách sạn nên tự khai danh mục này ngay từ đầu.
5 phút đọcCập nhật 08/11/2026Nghiệp vụSửa folio ghi nhầm: hủy, điều chỉnh, chuyển khoản
Khoản đã ghi vào folio không sửa và không xóa. Sai thì dùng ba thao tác: hủy khoản trong ngày kinh doanh, điều chỉnh sau kiểm toán đêm, hoặc chuyển khoản sang folio đúng. Mỗi thao tác ghi thêm một dòng mới có lý do, nên lịch sử luôn truy vết được.
7 phút đọcCập nhật 08/11/2026Nghiệp vụThanh toán tại quầy: tiền mặt, chuyển khoản, VietQR, thẻ
Thanh toán tại quầy gồm tiền mặt, chuyển khoản, thẻ POS và ghi công nợ. VietQR không phải một kênh riêng, chỉ là chuẩn tạo mã QR cho chuyển khoản đúng số tiền, đúng nội dung. Mỗi lần thu là một dòng thanh toán trong folio.
6 phút đọcCập nhật 08/11/2026Nghiệp vụThu ngoại tệ
Nhiều khách sạn vẫn nhận ngoại tệ từ khách quốc tế, nhưng folio và giá nên giữ bằng VND. Ngoại tệ ghi cùng số quy đổi theo tỷ giá nhập tại thời điểm thu, và khi chốt két thì đếm riêng từng mã tiền, không quy đổi lẫn vào số VND.
4 phút đọcCập nhật 08/11/2026Nghiệp vụVAT và phí phục vụ trên folio
Folio phải tách riêng tiền, phí phục vụ và VAT, vì phí phục vụ chịu VAT còn thu hộ thì không. Thuế suất đổi theo thời kỳ nên phần mềm không nên viết cứng mà đặt theo khoảng hiệu lực. Giá lưu mặc định chưa gồm VAT, khách sạn đổi được.
5 phút đọcCập nhật 08/11/2026Thuật ngữ về folio, thu ngân, công nợ
Bảng kê các khoản phí và thanh toán của một lượt ở. Mỗi dòng gắn mã giao dịch.
Folio chung của đoàn hoặc công ty, nhận các khoản được chuyển từ folio từng phòng.
Quy tắc tự chuyển một loại phí sang folio khác, ví dụ tiền phòng do công ty trả.
Mã cho từng loại khoản ghi vào folio, mang nhóm doanh thu, nhóm thuế và tài khoản kế toán.
Công nợ của bên không lưu trú: công ty, đại lý, OTA, sau khi folio chuyển sang thanh toán sau.
Dòng ghi bù để sửa một khoản đã ghi. Không xóa dòng gốc, cả hai cùng hiện trên folio.
Mã QR chuyển khoản sinh theo đúng số tiền và nội dung từng phiếu thu.
Hệ thống tài khoản thống nhất cho ngành khách sạn, chuẩn để chia nhóm doanh thu và chi phí.
Câu hỏi thường gặp
Ghi nhầm tiền vào folio thì sửa thế nào?
VietQR có phải là một hình thức thanh toán không?
Vì sao nên tách ăn sáng khỏi tiền phòng?
Xem TingHotel chạy trên một khách sạn mẫu
Đội kỹ thuật HDL Việt Nam trình diễn sơ đồ phòng, check-in, cảnh báo SOS và app khách trên bộ điều khiển phòng thật hoặc RCU ảo.