Lễ tân
Từ gán phòng, check-in, giấy tờ, thông báo lưu trú tới check-out, giao ca và kiểm toán đêm.
Bài viết
Một ngày của lễ tân khách sạn
Một ngày của lễ tân xoay quanh năm việc: nhận bàn giao ca, đón khách nhận phòng, xử lý trả phòng và thanh toán, gửi thông báo lưu trú đúng hạn, rồi giao ca kèm kiểm đếm tiền. Ca đêm làm thêm kiểm toán đêm để đóng ngày kinh doanh.
7 phút đọcCập nhật 08/11/2026Nghiệp vụCheck-in: bước bắt buộc và danh sách kiểm tra
Check-in nên chỉ bắt buộc đúng một điều, là lượt ở được gán vào một phòng. Giấy tờ, phiếu đăng ký, đồng ý dữ liệu, cọc, thẻ phòng và thông báo lưu trú đi theo danh sách kiểm tra, để lễ tân đông khách vẫn làm nhanh mà không bỏ sót.
6 phút đọcCập nhật 08/11/2026Nghiệp vụCheck-out và check-out từ xa
Check-out chỉ bắt buộc một việc là chuyển lượt ở sang đã đi. Kiểm minibar, xem folio, thanh toán, xuất hóa đơn và thu thẻ là danh sách kiểm tra. Check-out từ xa cho khách gửi yêu cầu trên điện thoại, còn lễ tân vẫn là người hoàn tất.
6 phút đọcCập nhật 08/11/2026Tình huốngChênh lệch tiền két khi giao ca
Đếm két cuối ca ra số khác số phần mềm tính. Không nên vội kết luận có người lấy tiền. Phần lớn chênh lệch đến từ chuyển khoản chưa về, ngoại tệ, khoản chi hộ, thu nhầm hình thức hoặc nhập sai mệnh giá. Việc cần làm là rà từng nhóm nguyên nhân rồi mới xác nhận.
6 phút đọcCập nhật 08/11/2026Nghiệp vụChốt két, quỹ đầu ca và chênh lệch
Chốt két là đếm tiền thực tế cuối ca và so với số lý thuyết, tức tiền đầu ca cộng thu tiền mặt trừ chi tiền mặt. Chênh lệch chỉ ghi nhận kèm lý do, không bù bằng tiền túi và không xóa dấu. Phần mềm tính số lý thuyết để người đếm không phải tự cộng.
6 phút đọcCập nhật 08/11/2026Tình huốngĐoàn đến sớm hơn giờ nhận phòng
Đoàn đến buổi sáng trong khi phòng chưa được dọn xong thường để lại hàng chờ dài ở quầy. Cách xử lý tốt là biết trước giờ đến, ghép phòng trước theo danh sách đoàn, ưu tiên dọn phòng cho đoàn, và cho khách gửi hành lý, ăn sáng hoặc nghỉ ở sảnh trong lúc chờ.
5 phút đọcCập nhật 08/11/2026Nghiệp vụĐổi phòng, gia hạn, trả phòng sớm
Ba thay đổi phổ biến khi khách đang ở là đổi phòng, gia hạn và trả phòng sớm. Mỗi việc chạm vào nhiều bộ phận cùng lúc: đặt phòng, folio, thẻ phòng, buồng phòng và tồn phòng. Bắt buộc chỉ một thao tác cốt lõi, phần còn lại là danh sách kiểm tra.
6 phút đọcCập nhật 08/11/2026Nghiệp vụGán phòng và ghép phòng trước
Gán phòng là gắn một phòng cụ thể cho một đặt phòng. Thông lệ là chỉ gán phòng sẵn sàng, đúng loại, rồi cân nhắc yêu cầu đặc biệt và khách quan trọng. Ghép phòng trước cho khách sắp đến giúp buồng phòng biết phòng nào phải xong trước giờ nào.
5 phút đọcCập nhật 08/11/2026Nghiệp vụGiao ca lễ tân là gì
Giao ca lễ tân là lúc người ca trước bàn giao cho ca sau những thứ không được rơi mất giữa hai ca: việc chưa xong, khách đặc biệt, sự cố, tiền, thẻ master và chìa khóa. Sổ giao ca điện tử thay cho tờ giấy ghi tay và có xác nhận đã đọc.
5 phút đọcCập nhật 08/11/2026Nghiệp vụGiấy tờ khách và việc không giữ căn cước
Khách sạn cần kiểm giấy tờ để lập thông báo lưu trú, nhưng không được giữ thẻ căn cước của khách. Theo các bài báo pháp luật tóm tắt Nghị định 282/2025/NĐ-CP, giữ căn cước bị phạt 2-4 triệu đồng và buộc trả lại. Cách làm đúng là quét hoặc chụp rồi trả ngay.
6 phút đọcCập nhật 08/11/2026Tình huốngKhách bỏ đi không trả phòng, chưa thanh toán
Khách rời đi mà chưa làm thủ tục và folio còn số phải thu. Trước hết phải chắc là khách đã đi thật, rồi chọn cách tính tiền phòng và xử lý khoản còn nợ. Khoản này phải ghi đúng là nợ của ai, không dồn vào điều chỉnh cho đẹp số.
6 phút đọcCập nhật 08/11/2026Nghiệp vụKhách đang chờ phòng
Khách đang chờ phòng là khách đã đến quầy nhưng phòng chưa sẵn sàng. Lễ tân đánh dấu khách đang chờ, việc dọn phòng đó lên mức gấp, tiến độ báo ngược về quầy. Hai mốc cần ghi là lúc khách bắt đầu chờ và lúc phòng sẵn sàng.
5 phút đọcCập nhật 08/11/2026Tình huốngKhách đến khi phòng chưa dọn xong
Khách đến đúng giờ nhận phòng nhưng phòng vẫn chưa sạch hoặc chưa nghiệm thu. Trả lời đúng là một thời gian cụ thể, không phải câu "sắp xong". Lễ tân đánh dấu khách đang chờ để việc dọn lên mức gấp, cho khách điều gì đó dễ chịu trong lúc chờ, và ghi lại thời gian chờ để biết chậm ở khâu nào.
5 phút đọcCập nhật 08/11/2026Tình huốngKhách đổi ý muốn đổi phòng giữa đêm
Khách ở được một phần đêm rồi muốn đổi phòng vì ồn, mùi, hướng hoặc lý do khác. Đổi phòng chạm nhiều bộ phận cùng lúc: đặt phòng, folio, thẻ, buồng phòng và tồn. Chỉ cần một thao tác cốt lõi, còn lại là danh sách kiểm tra để không sót.
5 phút đọcCập nhật 08/11/2026Tình huốngKhách xin gia hạn nhưng phòng đã có người đặt
Khách muốn ở thêm đêm nhưng phòng đó đã xếp cho khách khác từ đêm sau. Câu hỏi đầu tiên không phải có cho gia hạn không, mà là có phòng nào khác để chuyển khách ở hay khách đến. Phần mềm nên chặn gia hạn ngầm làm trùng phòng và nêu rõ lý do.
5 phút đọcCập nhật 08/11/2026Tình huốngKhách xin trả phòng muộn khi có khách đến ngay sau
Khách xin ở thêm vài giờ trong khi phòng đã có khách nhận ngay sau đó. Quyết định phụ thuộc vào việc phòng khác có thay được không, giá trị đặt phòng đến, và chi phí dọn gấp. Đừng hứa trước khi hỏi buồng phòng, và nếu đồng ý thì tính phụ phí theo bảng đã công bố.
5 phút đọcCập nhật 08/11/2026Nghiệp vụKiểm toán đêm là gì
Kiểm toán đêm là quy trình đóng một ngày kinh doanh của khách sạn. Hệ thống ghi tiền phòng của đêm, xử lý khách không đến, chốt số liệu ngày rồi chuyển sang ngày kinh doanh mới. Nhờ mốc đóng này, giao dịch lúc 2 giờ sáng vẫn tính về đúng đêm.
6 phút đọcCập nhật 08/11/2026Nghiệp vụNgày kinh doanh khác ngày lịch thế nào
Ngày kinh doanh là ngày mà doanh thu và thống kê của khách sạn được gắn vào, chỉ chuyển sang ngày mới khi kiểm toán đêm chạy xong, không theo đồng hồ. Nhờ vậy khoản phí ghi lúc 2 giờ sáng vẫn thuộc về đêm trước, và số liệu công suất khớp với số phòng đã bán.
4 phút đọcCập nhật 08/11/2026Nghiệp vụNhận phòng sớm, trả phòng muộn
Nhận phòng sớm và trả phòng muộn là hai yêu cầu phổ biến nhất ngoài giờ chuẩn. Khách sạn thường tính phụ phí theo khung giờ, mức phí và khung giờ do từng nơi quy định. Điều cần giữ chắc là ghi phụ phí đúng mã và kéo hạn thẻ phòng tương ứng.
5 phút đọcCập nhật 08/11/2026Thuật ngữ về lễ tân
Quy trình đóng một ngày kinh doanh: ghi tiền phòng, xử lý no-show, chốt số liệu, chuyển ngày.
Ngày dùng để ghi doanh thu và số liệu. Chỉ chuyển khi kiểm toán đêm chạy xong, không theo nửa đêm.
Bàn giao tiền mặt, khoản chuyển khoản đã xác nhận, thẻ phòng, việc tồn và ghi chú giữa hai ca lễ tân.
Số tiền mặt để lại trong két đầu ca để trả lại tiền thừa cho khách.
Nghĩa vụ báo khách lưu trú với công an trước 23:00, khách đến sau 23:00 thì trước 08:00 hôm sau.
Gán phòng cụ thể cho khách sắp đến, để buồng phòng ưu tiên dọn kịp giờ đến.
Nhận phòng trước hoặc trả phòng sau giờ chuẩn, tính phí theo bảng khung giờ.
Câu hỏi thường gặp
Kiểm toán đêm chạy lúc mấy giờ?
Giao ca lễ tân cần bàn giao những gì?
Lễ tân có được giữ căn cước của khách không?
Xem TingHotel chạy trên một khách sạn mẫu
Đội kỹ thuật HDL Việt Nam trình diễn sơ đồ phòng, check-in, cảnh báo SOS và app khách trên bộ điều khiển phòng thật hoặc RCU ảo.