Bài này tóm tắt để biết cần chú ý gì, không phải ý kiến pháp lý. Nhiều nội dung mới đối chiếu qua báo pháp luật, chưa đọc toàn văn. Hãy đối chiếu văn bản gốc và hỏi luật sư trước khi áp dụng.
Vì sao phải kiểm giấy tờ khi check-in?
Để lập thông báo lưu trú cho cơ quan quản lý, cần họ tên, ngày sinh, số định danh cá nhân hoặc số hộ chiếu, lý do và thời gian lưu trú. Giấy tờ là nguồn của các thông tin đó.
Xem bài về nghĩa vụ pháp lý hằng ngày để biết hạn gửi và mức phạt khi không thông báo.
Có được giữ căn cước của khách không?
Không. Theo các bài báo pháp luật tóm tắt Nghị định 282/2025/NĐ-CP (hiệu lực 15/12/2025), cơ sở lưu trú giữ thẻ căn cước của khách bị phạt 2-4 triệu đồng và buộc trả lại thẻ (Điều 11 khoản 2).
Với hộ chiếu của khách nước ngoài, chưa tìm thấy nguồn nói rõ. Cách an toàn là tránh giữ.
Nếu không giữ giấy tờ thì “bảo đảm” bằng gì?
Bằng đặt cọc hoặc tạm giữ thẻ thanh toán, chứ không bằng giấy tờ tùy thân. Với đặt phòng bảo đảm, khách sạn đã có thẻ, tiền cọc hoặc hợp đồng. Giấy tờ chỉ dùng để xác minh danh tính.
Lấy thông tin từ giấy tờ bằng cách nào?
Khách sạn có bốn lựa chọn:
- Quét mã QR trên căn cước gắn chip hoặc đọc dòng MRZ của hộ chiếu.
- Chụp ảnh và đính kèm vào lượt ở.
- Nhập tay.
- Tự lưu trữ ngoài phần mềm.
Quét và đọc MRZ nhanh hơn, ít sai chính tả hơn nhập tay. Dù chọn cách nào, giấy tờ được trả lại khách ngay sau khi lấy thông tin.
Dữ liệu giấy tờ cần bảo vệ thế nào?
Theo các bài tóm tắt Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 và Nghị định 356/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/01/2026), ảnh căn cước là dữ liệu nhạy cảm, bên kiểm soát phải lưu bằng chứng đồng ý và không được cài đặt đồng ý mặc định.
Hệ quả thực tế:
- Chỉ người có quyền mới xem đầy đủ, người khác thấy dạng che.
- Mỗi lần xem đầy đủ được ghi lại: ai, lúc nào.
- Có thời hạn lưu. Hết hạn thì xóa hoặc ẩn danh phần giấy tờ, giữ lịch sử lưu trú không định danh.
- Thông báo xử lý dữ liệu hiện trên phiếu đăng ký hoặc màn ký, và ghi nhận đồng ý.
Thời hạn lưu cụ thể cần đối chiếu quy định hiện hành, khách sạn tự đặt trong phần mềm.
Sai ở đâu thường gặp?
- Giữ căn cước “để đảm bảo khách trả phòng”.
- Chụp giấy tờ bằng điện thoại cá nhân của nhân viên.
- Ai cũng xem được ảnh giấy tờ, không có nhật ký truy cập.
- Không đặt thời hạn lưu, dữ liệu nằm mãi.
TingHotel hỗ trợ thế nào?
Màn check-in nhắc không giữ căn cước và không có trường “giấy tờ đang giữ”. Ở gói Essential, giấy tờ lưu trong hạ tầng của khách sạn, mã hóa, người không có quyền chỉ thấy dạng che, mỗi lần xem đầy đủ được ghi vết, hạn lưu do khách sạn đặt. Khách sạn cũng có thể chọn tự lưu giấy tờ ngoài hệ thống.