Chốt két là gì?
Chốt két là việc cuối ca của người thu ngân: đếm tiền thực tế trong két, đối chiếu với số mà phần mềm tính được, ghi lại chênh lệch rồi bàn giao. Khách sạn nhỏ thường gộp chốt két vào giao ca lễ tân.
Tiền mặt lý thuyết được tính thế nào?
Tiền mặt lý thuyết = tiền đầu ca + thu tiền mặt − chi tiền mặt.
Chi tiền mặt gồm hoàn tiền và phiếu chi. Phần mềm tính theo từng người và khoảng thời gian, nên không cần cộng tay. Ngoại tệ có dòng riêng cho từng mã tiền: đầu ca, thu trong ca, lý thuyết, đếm được, chênh lệch. Không quy đổi vào số VND.
Đếm thực và chênh lệch
Người chốt đếm thực, theo mệnh giá hoặc nhập tổng. Chênh lệch là số đếm trừ số lý thuyết.
Nguyên tắc: chênh lệch chỉ ghi nhận, kèm ghi chú. Không bù bằng tiền túi, không sửa dòng thu chi cho khớp. Chênh lệch vượt ngưỡng do khách sạn đặt thì cần quản lý trực xác nhận thêm. Nếu không ghi, chênh lệch nhỏ nhưng lặp lại sẽ không ai thấy.
Còn gì ngoài tiền mặt?
Chốt két tốt không chỉ đếm tiền mặt:
- Chuyển khoản trong ca: chia ba nhóm. Đã về và tự khớp (ngân hàng báo có đúng nội dung phiếu thu), đã về và xác nhận tay (khớp sao kê), chờ xác nhận (khách báo đã chuyển, chưa thấy tiền). Khoản chờ chuyển sang ca sau theo dõi.
- Thẻ và séc: tổng thu thẻ trên phần mềm so với phiếu chốt máy POS. Séc liệt kê và nộp kèm túi.
- Thẻ ảo OTA: chỉ liệt kê.
- Thẻ phòng và chìa khóa: số thẻ trắng, chìa master, thẻ khách chưa thu.
- Việc tồn: thông báo lưu trú chưa gửi, no-show chờ xác nhận, khách trả phòng còn nợ folio.
Tiền nộp và quỹ để lại
Cuối ca, phần tiền vượt quỹ chuẩn bỏ túi niêm phong, ghi số niêm phong và nơi nộp (két quản lý hoặc kế toán). Quỹ để lại thành tiền đầu ca của người nhận. Ngoại tệ và séc bỏ kèm túi.
Người nhận ca xác nhận số nhận bằng đăng nhập hoặc mã PIN của mình.
Chốt mù để làm gì?
Khách sạn có thể bật chốt mù: số lý thuyết ẩn cho đến khi nhập số đếm. Người chốt đếm khách quan thay vì đếm cho khớp số đã thấy. Cách này có trong tài liệu OPERA Close Cashier.
Sai ở đâu thường gặp?
- Khóa giao dịch khi chốt két, quầy đứng yên trong lúc giao ca.
- Sửa dòng thu cho khớp với số đếm.
- Không theo dõi chuyển khoản chờ xác nhận, tiền “treo” qua nhiều ca.
- Một két nhiều người nhưng không ghi ai thu khoản nào.
TingHotel hỗ trợ thế nào?
Ở gói Essential, chốt két là một phần của màn giao ca lễ tân. Mọi bước đều bỏ qua được và không khóa giao dịch. Phần mềm tính số lý thuyết, nhận số đếm theo mệnh giá, ghi chênh lệch kèm lý do, chuyển khoản chờ xác nhận sang ca sau, và cần quản lý trực xác nhận khi chênh lệch vượt ngưỡng.