Tình huống xảy ra thế nào?
Cuối ca đêm, lễ tân đếm két. Số thực thấp hơn số trên màn hình 380.000 đồng. Hoặc cao hơn 120.000 đồng. Ca sau đang chờ nhận.
Chênh lệch không có nghĩa là mất tiền. Nhưng nếu không giải thích được, ca sau nhận một két có vấn đề và không ai biết ai chịu trách nhiệm phần nào.
Ai quyết định?
Lễ tân đếm và nhập số. Người nhận ca đối chiếu. Chênh lệch vượt ngưỡng cần quản lý trực xác nhận. Việc truy cứu trách nhiệm hay bồi hoàn là quyết định của quản lý theo quy chế, không phải của phần mềm.
Các bước xử lý
- Đếm lại một lần nữa, thay người đếm nếu có thể.
- Kiểm tra các khoản chuyển khoản trong ca: đã về tài khoản hay còn chờ. Khoản đã thu qua QR mà chưa về không thuộc tiền mặt.
- Kiểm tra ngoại tệ riêng từng mã tiền, không gộp vào VND.
- Xem các khoản chi hộ, hoàn tiền, trả tiền dư trong ca có phiếu đầy đủ không.
- Rà các khoản thu nhầm hình thức: thu tiền mặt nhưng ghi chuyển khoản hoặc ngược lại.
- Rà theo mệnh giá nếu nhập theo mệnh giá, tìm nhầm lẫn 500.000 với 200.000 hoặc 100.000 với 50.000.
- Chưa giải thích được: ghi nhận chênh lệch có lý do tạm thời, quản lý xác nhận, theo dõi tiếp ca sau.
Ghi vết gì?
- Tiền đầu ca, số lý thuyết, số đếm, chênh lệch.
- Các nhóm nguyên nhân đã rà và kết quả.
- Người xác nhận khi vượt ngưỡng, giờ, ghi chú.
- Kết quả theo dõi ở các ca sau nếu chênh lệch chưa rõ.
Sai ở đâu thường gặp?
- Sửa số đếm cho khớp thay vì ghi nhận chênh lệch.
- Gộp ngoại tệ vào VND để cho số đẹp.
- Không phân biệt tiền mặt với chuyển khoản chưa về.
- Để chênh lệch dồn sang ca sau không ghi lý do.
TingHotel hỗ trợ thế nào?
Ở gói Essential, chốt két ghi nhận tiền đầu ca, số đếm theo mệnh giá hoặc tổng, và tính tiền mặt lý thuyết theo người và khoảng thời gian. Chuyển khoản chưa về chuyển sang ca sau theo dõi, ngoại tệ đếm riêng từng mã tiền, và có thể bật chốt mù cùng ngưỡng cần quản lý xác nhận.
Xem bài chốt két, quỹ đầu ca và chênh lệch.