Hai loại ngày này là gì?
- Ngày lịch: đổi lúc 00:00 theo đồng hồ.
- Ngày kinh doanh (business date): ngày mà khách sạn dùng để gắn giao dịch và thống kê. Chỉ chuyển sang ngày mới khi kiểm toán đêm chạy xong.
Vì sao không dùng ngày lịch?
Khách sạn bán theo đêm, nhưng giao dịch diễn ra liên tục. Khách đến lúc 2 giờ sáng, minibar ghi lúc 23:50, nhà hàng chuyển phí sau nửa đêm. Cắt theo đồng hồ thì doanh thu một đêm vỡ ra hai ngày, công suất và giá bình quân không còn khớp số phòng đã bán.
Ví dụ thực tế
Kiểm toán đêm chạy lúc 03:00. Một khách trả phòng lúc 01:30, ghi thêm phí minibar. Theo ngày lịch, khoản này thuộc ngày mới. Theo ngày kinh doanh, nó vẫn thuộc đêm trước, vì kiểm toán đêm chưa chạy xong.
Sau 03:00, ngày kinh doanh chuyển sang ngày mới. Giao dịch từ lúc đó thuộc ngày mới.
Ngày kinh doanh ảnh hưởng đến những gì?
- Folio: mọi khoản phí gắn ngày kinh doanh, không gắn giờ ghi.
- Báo cáo: công suất, ADR, RevPAR, doanh thu theo mã giao dịch, thu tiền theo hình thức.
- Buồng phòng: việc “xong” xóa khi sang ngày mới, phòng có khách đến lượt dọn chuyển về bẩn sau kiểm toán đêm.
- Ca làm việc: ca chiều và ca đêm vắt qua nửa đêm vẫn thuộc cùng một ngày kinh doanh.
- Hệ ngoại vi: giao thức FIAS có bản tin báo bắt đầu và kết thúc kiểm toán đêm để các hệ cùng biết ngày đã chuyển.
Sửa số liệu ngày đã chốt thế nào?
Không ghi đè. Ghi một dòng điều chỉnh vào ngày kinh doanh mới, kèm lý do. Nhờ vậy báo cáo của ngày cũ giữ nguyên và vẫn truy vết được.
Sai ở đâu thường gặp?
- Kiểm toán đêm không chạy mà không ai biết, lễ tân làm trên ngày cũ.
- Chạy sớm quá nửa đêm khi còn khách đến, phải xử lý lại.
- Báo cáo cắt theo đồng hồ nên lệch với kiểm toán đêm.
- Sửa số liệu ngày cũ bằng cách ghi đè.
TingHotel hỗ trợ thế nào?
TingHotel dùng ngày kinh doanh làm trục cho folio, báo cáo và việc buồng phòng. Kiểm toán đêm chạy theo giờ khách sạn đặt, có giám sát độc lập báo ngay khi quá giờ chưa xong. Xem thêm bài về kiểm toán đêm để biết các bước.