Check-out gồm những việc nào?
Thông lệ ở khách sạn:
- Buồng phòng kiểm minibar ngay khi khách báo trả phòng, báo lễ tân.
- Ghi các khoản cuối, khách xem folio.
- Thanh toán hoặc chốt khoản tạm giữ thẻ.
- Xuất hóa đơn điện tử nếu khách yêu cầu.
- Thu thẻ phòng.
- Chuyển lượt ở sang đã đi, phòng sang bẩn, sinh việc dọn.
Bước nào nên bắt buộc?
Một việc: chuyển lượt ở sang “đã đi”. Các bước còn lại để danh sách kiểm tra, vì thực tế quầy luôn có trường hợp đặc biệt, như khách vội, khách trả sau, khách đoàn thanh toán tập trung.
Vì sao kiểm minibar nên làm sớm?
Vì khách đang ở quầy là lúc duy nhất tính tiền chính xác nhất. Nếu phát hiện sau khi khách đi, khoản phí phải ghi vào folio đã đóng và khó thu hồi. Thông lệ là kiểm ngay khi khách báo trả, để lễ tân nắm trước khi khách ra quầy.
Thu tiền và hóa đơn
Thu tiền theo từng hình thức: tiền mặt, chuyển khoản bằng mã QR, thẻ POS, ghi công nợ. Mỗi lần thu là một dòng thanh toán trong folio, cho phép thu một phần, phần còn lại giữ trong folio.
Hóa đơn điện tử, với khách thanh toán một lần, thông lệ lập khi check-out. Lễ tân chỉ ghi yêu cầu (loại hóa đơn, thông tin người mua), kế toán phát hành. Xem bài về nghĩa vụ pháp lý hằng ngày để biết các điểm còn cần kế toán xác nhận.
Sau check-out, phòng và RCU thế nào?
Phòng chuyển sang bẩn và sinh việc dọn. Phòng chỉ sẵn sàng sau khi dọn và nghiệm thu đạt.
Hai trạng thái độc lập cần phân biệt: “đã check-out” và “thẻ vẫn còn trong ổ”. Không cái nào tự đổi cái kia. Nếu thẻ khách còn cắm sau check-out, phần mềm nhắc thu thẻ, đó không phải phòng có người. Phần mềm gửi trạng thái Trống xuống RCU là cấu hình điều khiển thiết bị, không quyết định trạng thái nghiệp vụ.
Check-out từ xa là gì?
Khách gửi yêu cầu trả phòng trên điện thoại, xem folio, yêu cầu hóa đơn công ty bất kỳ lúc nào trong lưu trú. Lễ tân kiểm minibar, xác nhận và hoàn tất. Khách sạn có thể bật chế độ tự hoàn tất khi folio bằng 0, nhưng mặc định lễ tân vẫn xác nhận.
Ứng dụng không xác nhận đã nhận tiền. Trạng thái “đã thanh toán” do khách sạn ghi nhận.
Sai ở đâu thường gặp?
- Không kiểm minibar trước khi khách rời quầy.
- Coi thẻ còn trong ổ là khách chưa đi, hoặc ngược lại.
- Xuất hóa đơn khi chưa có thông tin người mua đầy đủ.
- Tự động check-out theo tín hiệu phòng, trả nhầm khách còn ở.
TingHotel hỗ trợ thế nào?
Ở gói Essential, check-out chỉ bắt buộc chuyển lượt ở sang đã đi, các mục khác nằm trong danh sách kiểm tra. Hộp thoại ghi minibar, thu tiền và yêu cầu hóa đơn dùng chung cho các màn. App khách cho gửi yêu cầu check-out từ xa, lễ tân hoàn tất.