Tình huống xảy ra thế nào?
Phòng không còn đồ, không còn người, không liên lạc được. Folio có tiền phòng các đêm đã ở và có thể có minibar, nhà hàng. Khách chưa trả tiền hoặc mới trả một phần.
Một biến thể thường gặp là khách đặt qua OTA với giá trả tại khách sạn nên khách sạn không có khoản trả trước nào để đối trừ.
Ai quyết định?
Quản lý trực hoặc kế toán quyết định cách tính tiền và đề xuất không thu được. Lễ tân thực hiện thủ tục, nhưng không tự quyết định miễn hoặc xóa khoản nợ.
Các bước xử lý
- Xác minh khách đã đi: tín hiệu phòng, hành lý, các lần liên hệ.
- Kiểm tra phòng cùng buồng phòng. Ghi lại đồ để lại, hư hỏng, minibar.
- Chọn cách tính tiền phòng: đủ các đêm đã đặt hay chỉ đến đêm cuối khách thực ở, và có phí trả sớm theo chính sách không.
- Ghi các khoản phát sinh phát hiện sau.
- Xử lý số còn phải thu: giữ làm khoản phải thu của khách, chuyển công nợ đơn vị đặt nếu có, hoặc đề xuất không thu được chờ duyệt.
- Có cọc dư thì ghi thành tiền khách dư, không bù vào các khoản khác tùy tiện.
- Đóng folio, phòng chuyển sang chờ dọn.
- Đưa thông tin khách vào danh sách theo dõi nợ.
Ghi vết gì?
- Chứng cứ khách đã đi: tín hiệu, giờ, người xác minh.
- Các lần liên hệ, bằng kênh nào.
- Cách tính tiền đã chọn và căn cứ chính sách.
- Số tiền còn phải thu, người duyệt đề xuất không thu được và lý do.
- Danh sách đồ để lại, ảnh, nơi lưu.
Sai ở đâu thường gặp?
- Trả phòng vội, mất dấu vết khoản nợ.
- Dùng điều chỉnh để đưa folio về 0.
- Không đối chiếu với thông tin giấy tờ đã đăng ký, nên không có cơ sở liên hệ lại.
- Quên báo OTA hoặc đại lý khi họ là bên bảo đảm thanh toán.
TingHotel hỗ trợ thế nào?
Ở gói Essential, màn sai lệch có nút khách bỏ đi cho cả Skip và Sleep-out. Lễ tân chọn cách tính tiền phòng, phí trả sớm, cách xử lý số còn phải thu, và đề xuất không thu được đi vào chờ duyệt. Hoàn tác trả phòng cũng bỏ luôn công nợ chưa thu đã ghi.
Xem bài khách trả dư, khách còn nợ khi trả phòng và bài công nợ công ty, đại lý và tuổi nợ.