Đặt phòng và bán phòng
Hạng giá, chính sách, tồn phòng, quỹ phòng theo kênh, thuê giờ, khách đoàn và những quyết định phía trước quầy lễ tân.
Bài viết
Vòng đời một đặt phòng
Một đặt phòng đi qua sáu chặng: tạo với hạng giá và chính sách, giữ phòng, gán phòng, nhận phòng, ở và ghi tiền mỗi đêm, trả phòng. Ở mỗi chặng có một quyết định và một dấu vết cần lưu. Hiểu chuỗi này là hiểu cách khách sạn bán phòng.
7 phút đọcCập nhật 08/11/2026Tình huốngBán vượt phòng: khách đến không còn phòng
Khách đến đúng hẹn nhưng khách sạn đã hết phòng cùng hạng. Đây là lỗi của khách sạn, không phải của khách. Việc cần làm ngay là tìm phòng tương đương, nâng hạng nếu còn, hoặc sắp xếp chỗ ở khác với chi phí do khách sạn chịu, rồi tìm nguyên nhân để không lặp lại.
6 phút đọcCập nhật 08/11/2026Nghiệp vụBán vượt tồn: rủi ro và cách kiểm soát
Bán vượt tồn (overbooking) là nhận nhiều đặt phòng hơn số phòng có, dựa trên dự báo no-show và hủy. Khi dự báo sai, khách sạn phải chuyển khách đi nơi khác và chịu chi phí. Phải tách bán vượt có chủ ý với bán trùng do đồng bộ lỗi.
6 phút đọcCập nhật 08/11/2026Nghiệp vụChính sách hủy, đặt cọc, bảo đảm
Chính sách của một đặt phòng gồm ba phần là bảo đảm (giữ phòng đến bao giờ), hủy (miễn phí đến khi nào, sau đó phạt gì) và cọc (thu bao nhiêu, hạn nào). Chính sách nên là bản mẫu dùng lại, và mỗi đặt phòng lưu một bản chụp để sau này không bị đổi.
5 phút đọcCập nhật 08/11/2026Nghiệp vụĐiều kiện bán: số đêm tối thiểu, đóng bán
Điều kiện bán là các quy tắc khống chế cách một ngày được bán, như số đêm tối thiểu, số đêm tối đa, đóng bán, cấm nhận phòng và cấm trả phòng. Chúng thuộc cùng nhóm với giá và tồn trong mô hình ARI mà OTA nhận.
4 phút đọcCập nhật 08/11/2026Nghiệp vụGiờ cắt giữ phòng
Giờ cắt (release time) là mốc đặt phòng không bảo đảm hết được giữ chỗ, thông lệ là 18:00 ngày đến. Qua mốc này khách sạn có quyền trả phòng về quỹ bán, nhưng nên cảnh báo cho lễ tân quyết thay vì để phần mềm tự hủy.
4 phút đọcCập nhật 08/11/2026Nghiệp vụHạng giá, giá BAR và giá dẫn xuất
Hạng giá (rate plan) là một cách bán của một loại phòng, gắn với giá, chính sách hủy, đặt cọc và dịch vụ kèm. BAR là hạng giá gốc công khai, các hạng khác có thể dẫn xuất từ BAR bằng cách cộng trừ số tiền hoặc phần trăm.
5 phút đọcCập nhật 08/11/2026Nghiệp vụKhách đoàn: khối giữ chỗ và ngày cắt
Đoàn luôn bắt đầu bằng khối giữ chỗ, là số phòng giữ theo loại phòng nhân ngày. Danh sách khách điền dần vào khối, có tên đến đâu tách thành lượt ở đến đó, và đến ngày cắt thì phòng chưa có tên được trả về tồn chung.
6 phút đọcCập nhật 08/11/2026Tình huốngKhách không đến (no-show): giữ phòng tới khi nào, thu phí ra sao
Khách có đặt phòng nhưng quá giờ cắt vẫn không đến, không báo. Khách sạn cần quyết định giữ hay nhả phòng, có thu phí hay không. Cách an toàn là cảnh báo trước, kiểm tra liên lạc, rồi mới nhả phòng và ghi phí theo đúng chính sách đã công bố lúc đặt.
5 phút đọcCập nhật 08/11/2026Tình huốngKhách thuê giờ chuyển sang qua đêm
Khách thuê theo giờ rồi muốn ở lại qua đêm. Điều cần làm là tính lại một cách rõ ràng: tiền giờ đã ghi được trừ hay cộng, phòng có còn trống cho đêm đó không, và giá qua đêm áp dụng thế nào. Phần mềm nên gợi ý chuyển khi tiền giờ vượt ngưỡng để khách không phải trả nhiều hơn giá qua đêm.
5 phút đọcCập nhật 08/11/2026Nghiệp vụPhòng miễn phí và phòng nội bộ
Phòng miễn phí (comp) là phòng tặng khách, phòng nội bộ (house use) là phòng khách sạn tự dùng. Cả hai vẫn chiếm phòng, vẫn trừ tồn và phải có lý do, người duyệt. Điều cần thống nhất là tính công suất, ADR và RevPAR có gồm hay không gồm hai loại này.
5 phút đọcCập nhật 08/11/2026Nghiệp vụQuỹ phòng theo kênh và hạn mức
Quỹ phòng theo kênh chia tồn thực của từng loại phòng cho các nhóm kênh bán như OTA, bán trực tiếp, đại lý. Hết hạn mức thì dừng bán ở kênh đó, và tổng hạn mức các kênh không được vượt tồn thực.
5 phút đọcCập nhật 08/11/2026Nghiệp vụThuê theo giờ, qua đêm, theo ngày
Một lượt ở có thể tính theo ba cách: theo giờ (giờ đầu cộng mỗi giờ tiếp), qua đêm (trong khung giờ khách sạn đặt) hoặc theo ngày. Khi tiền giờ vượt ngưỡng, nên gợi ý chuyển sang qua đêm hoặc theo ngày để lễ tân xác nhận.
5 phút đọcCập nhật 08/11/2026Nghiệp vụTồn phòng theo loại phòng và ngày
Tồn phòng được quản lý theo loại phòng nhân ngày, không theo số phòng cụ thể. Số phòng chỉ gán khi cần, thường lúc chặn trước hoặc check-in. Phòng OOO trừ tồn còn phòng OOS vẫn tính vào tồn bán.
5 phút đọcCập nhật 08/11/2026Nghiệp vụUpgrade và upsell
Upgrade là nâng hạng phòng miễn phí và giữ giá cũ. Upsell là bán nâng hạng và đổi giá. Hai việc khác nhau về doanh thu, về tồn phòng và về cách ghi, nên phải ghi rõ loại nào trong hệ thống.
4 phút đọcCập nhật 08/11/2026Thuật ngữ về đặt phòng và bán phòng
Một mức giá gắn với loại phòng, kèm chính sách hủy, cọc và dịch vụ đi kèm như ăn sáng.
Giá công khai tốt nhất của ngày, thường làm gốc để tính các hạng giá khác.
Thời điểm khách sạn thôi giữ đặt phòng không bảo đảm, thường 18:00 ngày đến.
Đặt phòng có cọc hoặc cam kết thanh toán, khách sạn giữ phòng qua giờ cắt.
Khách đặt phòng nhưng không đến. Phí no-show theo chính sách đã chụp lúc đặt.
Khách đến thẳng quầy, không đặt trước.
Số phòng giao cho một kênh hoặc đối tác bán trong một khoảng ngày.
Nhận đặt phòng nhiều hơn số phòng có thể giao. Rủi ro cao nhất khi bán qua nhiều kênh.
Giao phòng hạng cao hơn, giữ nguyên giá. Khác upsell là đổi sang giá cao hơn.
Số phòng giữ cho một đoàn theo loại phòng và ngày, danh sách khách điền dần tới ngày cắt.
Lượt ở giá 0 có lý do và người duyệt. Vẫn tính đêm phòng, báo cáo riêng.
Phòng khách sạn dùng cho mục đích nội bộ, không bán.
Khách nhận và trả phòng trong cùng một ngày. Ở Việt Nam thường gọi là thuê giờ.
Câu hỏi thường gặp
Khách đặt phòng không bảo đảm đến muộn sau giờ cắt thì sao?
Upgrade và upsell khác nhau thế nào?
Thuê giờ có cần thông báo lưu trú không?
Xem TingHotel chạy trên một khách sạn mẫu
Đội kỹ thuật HDL Việt Nam trình diễn sơ đồ phòng, check-in, cảnh báo SOS và app khách trên bộ điều khiển phòng thật hoặc RCU ảo.