Folio là gì?
Folio là tài khoản của một lượt ở. Mọi khoản khách phát sinh được ghi vào đây: tiền phòng mỗi đêm, minibar, giặt là, ăn uống chuyển về phòng, phụ thu. Mọi khoản khách đã trả, hoặc bên khác trả thay, cũng ghi vào cùng folio.
Nhờ vậy lễ tân đọc một nơi là biết khách còn nợ bao nhiêu, đã trả gì, bằng hình thức nào.
Một folio có những loại nào?
- Folio khách: tài khoản của từng đặt phòng.
- Folio chính (master folio): tài khoản chung của đoàn hoặc công ty. Phí của các khách chuyển về đây theo quy tắc chuyển phí.
- Công nợ ngoài (city ledger): khoản còn nợ của bên không lưu trú, như công ty, đại lý hay OTA thu hộ, sau khi folio được chuyển sang thanh toán trực tiếp.
Cách đọc một folio
Mỗi dòng gồm ngày kinh doanh, mã giao dịch, nội dung, số tiền, người ghi. Ví dụ minh họa:
| Ngày | Mã giao dịch | Nội dung | Số tiền |
|---|---|---|---|
| 08/11 | Tiền phòng | Phòng 305, đêm 08/11 | 1.200.000 |
| 08/11 | Minibar | Nước suối, 2 chai | 40.000 |
| 09/11 | Tiền phòng | Phòng 305, đêm 09/11 | 1.200.000 |
| 10/11 | Thanh toán | Chuyển khoản VietQR | -2.440.000 |
Mã giao dịch là thứ quyết định doanh thu rơi vào nhóm nào. Báo cáo doanh thu theo mã và theo thuế suất đều lấy từ đây.
Vì sao không được xóa hay sửa một dòng đã ghi?
Vì folio là bằng chứng. Một khoản bị xóa thì không còn dấu vết ai ghi, ai xóa, lúc nào. Với khách sạn, đó là cánh cửa cho gian lận và cũng là nguồn tranh cãi với khách.
Quy tắc phổ biến: mỗi sai sót được xử lý bằng một dòng mới. Có ba thao tác chính:
- Hủy khoản: trong ngày kinh doanh, trước kiểm toán đêm. Ghi dòng đối ứng cùng mã, liên kết dòng gốc.
- Điều chỉnh: sau kiểm toán đêm, hoặc giảm một phần. Dòng mới mang ngày kinh doanh hiện tại, vào mã điều chỉnh của mã gốc.
- Chuyển khoản: sang folio con, folio công ty hoặc lượt ở khác khi ghi nhầm phòng. Ghi một dòng âm ở nơi đi, một dòng dương ở nơi đến.
Lý do nên chọn từ danh mục và tách hai nhóm: sửa sai thao tác, và giảm trừ cho khách. Hai nhóm này có ý nghĩa quản trị khác nhau.
Thanh toán tại quầy gồm những hình thức nào?
Tiền mặt (đồng Việt Nam và ngoại tệ nếu khách sạn nhận), chuyển khoản ngân hàng, quẹt thẻ, thẻ ảo do OTA cấp, trừ cọc, hoàn tiền. Với chuyển khoản, lễ tân có thể tạo mã QR chuẩn VietQR đúng số tiền và nội dung để khách quét.
Cần nhớ VietQR chỉ là chuẩn tạo mã. Nó không phải một kênh thanh toán riêng.
Công nợ và hoa hồng nằm ở đâu?
Khi khách là công ty hoặc đại lý, số dư folio được chuyển sang công nợ. Folio về 0, khoản nợ chuyển sang hồ sơ đối tượng, kèm hạn thanh toán. Từ đó theo dõi theo tuổi nợ: chưa đến hạn, quá hạn 0-30, 31-60, 61-90, trên 90 ngày.
Hoa hồng của đại lý, tài xế hay hướng dẫn viên tính ước tính trên doanh thu phòng theo tỷ lệ trong hồ sơ. Đây là số liệu vận hành để đối chiếu, không thay kế toán.
Hóa đơn điện tử liên quan thế nào?
Folio không phải hóa đơn. Hóa đơn là chứng từ thuế do kế toán lập từ dữ liệu folio. Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa Nghị định 123/2020), dịch vụ lập hóa đơn khi hoàn thành, và nếu thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì lập khi thu tiền. Cách xử lý tiền cọc và việc gộp hóa đơn khi lưu trú liên tục còn cần kế toán xác nhận.
Khoản đã lên hóa đơn nên bị khóa trên folio. Sửa khoản đó cần kèm yêu cầu điều chỉnh hóa đơn gửi kế toán.
Lỗi hay gặp khi quản lý folio
- Cho phép xóa dòng, mất dấu vết.
- Ghi nhầm phòng nhưng không chuyển khoản, để khách khác bị tính tiền.
- Trộn khoản thu tiền, khoản doanh thu và khoản chuyển công nợ trong cùng một dòng.
- Không đặt hạn mức duyệt điều chỉnh theo vai trò.
TingHotel hỗ trợ thế nào?
Folio của TingHotel là chuỗi dòng bất biến theo lượt ở, có hủy, điều chỉnh và chuyển khoản tách bạch, hạn mức duyệt theo vai trò, VietQR theo từng phiếu và báo cáo hủy, điều chỉnh trong ngày cho kiểm toán đêm. TingHotel xuất dữ liệu cho kế toán, không thay phần mềm kế toán.