Hỏi đáp: An ninh và an toàn
34 câu hỏi thường gặp, trả lời ngắn. Mỗi câu có liên kết tới bài giải thích đầy đủ.
Mất thẻ master cần làm gì?
Ghi nhận, hủy thẻ trên hệ thống khóa, xóa thẻ trên bộ điều khiển phòng nếu là thẻ định danh, cấp thẻ mới và lưu biên bản.
Phần mềm vận hành khách sạn có thay thế hệ khóa cửa không?
Không. Hệ khóa vẫn kiểm soát ai mở được cửa nào. Phần mềm ghi lại sự việc, quản lý vòng đời thẻ ở mức vận hành và đưa cảnh báo tới người cần biết.
Thẻ master nên quản lý thế nào?
Phải kiểm soát vòng đời: ai giữ, cấp lúc nào, thu lúc nào. Năm 2018 từng có công bố lỗ hổng tạo thẻ master từ thẻ cũ trên một dòng khóa, hãng đã vá; bài học là thẻ master không được để thất lạc.
Mất thẻ nhân viên xử lý thế nào?
Ghi nhận, hủy thẻ cũ trên khóa, xóa thẻ trên bộ điều khiển phòng nếu là thẻ định danh, cấp và nạp thẻ mới, rồi đóng việc. Người thực hiện bước cuối là người có quyền an ninh hoặc thẻ.
Khi nào cần kiểm tra an toàn khách?
Khi DND kéo dài quá ngưỡng, hoặc phòng có khách, thẻ đang cắm, không hiện diện và cửa không mở quá N giờ. Mốc mặc định hay dùng là 24 giờ, khách sạn tự đặt.
Danh sách sơ tán có gì khác danh sách khách?
Danh sách khách chỉ cho biết phòng đã bán. Danh sách sơ tán ghép thêm tín hiệu thẻ cắm và hiện diện từ RCU để biết phòng nào thực sự có người.
Phòng không khớp là gì?
Phòng đã bán nhưng RCU không thấy người, hoặc phòng chưa bán mà RCU thấy có người. Hệ thống đánh dấu riêng để kiểm tra.
Mất Internet thì có dùng được không?
Có. Danh sách chạy trên Edge, bản lưu cập nhật mỗi 5 phút. Việc in ra máy in quầy chưa làm.
Có thay hệ báo cháy không?
Không. Đây là tính năng hỗ trợ, không thay thế hệ báo cháy đã được thẩm duyệt. Quy trình cháy theo thông lệ gồm báo động, gọi 114, sơ tán, đối chiếu danh sách khách.
Sau khi nhận SOS thì làm gì đầu tiên?
Nhận cảnh báo để chuông dừng leo thang, gọi vào phòng nếu có thể, đồng thời cử người đến phòng. Không đợi trả lời điện thoại rồi mới đi.
Khi nào gọi cấp cứu hoặc công an?
Khi có dấu hiệu nguy hiểm đến tính mạng, cháy, hoặc xâm nhập. Khách sạn nên có quy trình bằng văn bản, người trực không phải cân nhắc từng lần.
SOS có đóng được từ xa không?
Không nên. Cảnh báo SOS chỉ đóng khi có người xác nhận tại chỗ, để không đóng nhầm lúc khách thật sự cần giúp.
Lễ tân cần làm gì đầu tiên khi khách báo mất thẻ?
Xác minh khách: tên, phòng, giấy tờ hoặc thông tin đã đăng ký. Chỉ sau đó mới cấp thẻ mới. Không cấp thẻ chỉ dựa vào lời nói số phòng.
Thẻ cũ có tự vô hiệu khi cấp thẻ mới không?
Tùy hệ khóa. Nhiều hệ khóa vô hiệu thẻ cũ khi mã hóa thẻ mới cho cùng phòng. Cần kiểm tra với hãng khóa và thử khi nghiệm thu, không giả định.
Phần mềm có tự xóa thẻ trên RCU không?
Không. Người có quyền bấm xóa trong việc, nên có người chịu trách nhiệm cho bước nhạy cảm này.
Mất thẻ nhân viên làm những bước nào?
Năm bước: ghi nhận, hủy thẻ cũ trên khóa, xóa UID trên RCU nếu là thẻ định danh, cấp và quét thẻ mới lên khóa, đóng việc.
Phần mềm có tự khóa thẻ không?
Không. IHMS không tự gửi lệnh xóa UID. Người có quyền bấm trong việc. Chặn ra vào thật phải làm trên hệ thống khóa cửa.
Mất thẻ không định danh thì sao?
Chỉ ghi sổ. Khóa trên RCU chỉ áp với thẻ định danh và chỉ chặn cấp điện phòng.
Mất thẻ của khách có quy trình khác không?
Thẻ khách cấp thêm, cấp lại, thu hồi khi trả phòng chỉ ghi chép sự việc, không thêm bước xác minh.
Có cần đổi khóa cả tầng khi mất thẻ master không?
Tùy hệ khóa và phạm vi thẻ. Thẻ tầng ảnh hưởng một tầng, thẻ tổng ảnh hưởng cả khách sạn. Quyết định do quản lý và an ninh dựa trên khả năng vô hiệu từng thẻ mà không cần đổi toàn bộ.
Có phải báo cho khách không?
Nếu có dấu hiệu thẻ đã bị dùng để vào phòng khách thì cần báo. Nếu chỉ mất mà không có dấu hiệu bị dùng, khách sạn quyết định theo chính sách và nên có biên bản.
Phần mềm giúp được gì ngoài ghi chép?
Ghi chép cấp và thu thẻ mỗi ngày, cảnh báo thẻ chưa trả cuối ca, và nhật ký ra vào để kiểm tra phòng nào đã bị mở. Việc hủy thẻ trên khóa vẫn qua hệ khóa của hãng.
Nhật ký ra vào lấy từ đâu?
Từ sự kiện RCU: cắm rút thẻ, mở đóng cửa, hiện diện. Nếu tích hợp khóa cửa thì có thêm thẻ nào mở cửa lúc nào.
Có biết ai mở cửa không?
Chỉ khi là thẻ định danh hoặc khóa cửa đã tích hợp. Tiếp điểm cửa qua RCU chỉ cho biết cửa mở lúc nào, không biết ai.
Ai được xem nhật ký?
Người có quyền xem nhật ký ra vào, là quyền riêng. Việc xem được ghi vết. Câu hỏi có cần lý do khi xem hay không vẫn còn mở.
Dùng nhật ký để làm gì?
Tra cứu và xuất file đối chứng khi khách khiếu nại mất đồ hoặc có người vào phòng không rõ.
SOS xử lý thế nào?
Mức Khẩn: chuông lặp, không tắt khi chưa nhận, leo thang sau 1 phút nếu chưa ai nhận, đóng phải có người xác nhận.
Ba mức cảnh báo là gì?
Khẩn (SOS), An ninh (cửa mở lâu, cửa mở khi phòng trống, không hiện diện quá lâu), Kỹ thuật (RCU mất kết nối, điều hòa không đạt nhiệt, nhiệt độ hoặc độ ẩm ngoài ngưỡng).
Vòng đời cảnh báo?
Mới, đã nhận, đang xử lý, đã xử lý. Tín hiệu về bình thường thì ghi "tự hết", trừ mức Khẩn.
Có SOP phản ứng chuẩn không?
Nghiên cứu nội bộ không tìm được SOP công khai của thương hiệu lớn về thời gian phản hồi nút SOS. Bảng SOP tham khảo chỉ là đề xuất, khách sạn tự quyết.
Thẻ nhân viên cấp thế nào?
Thẻ riêng cấp cho từng người, quản cấp và thu hồi kể cả khi nghỉ việc. Thẻ dùng chung, thẻ tầng, thẻ tổng cấp hằng ngày, một người phụ trách xác nhận là đủ.
Cấp thẻ hằng ngày ghi những gì?
Cấp cho ai, giờ cấp, giờ thu lại. Nếu thẻ có barcode hoặc QR thì quét để lấy mã, không thì xác nhận số lượng và chọn nhân viên nhận hoặc trả.
Cuối ca thẻ chưa trả thì sao?
Hiện trong báo cáo cuối ca của buồng phòng và cảnh báo người phụ trách. Phần mềm chỉ cảnh báo, không tự khóa.
Khóa thẻ trên RCU có chặn ra vào không?
Không. Khóa trên RCU, chỉ với thẻ định danh, chỉ chặn cấp điện phòng. Chặn ra vào thật phải làm ở hệ thống khóa cửa.
Xem TingHotel chạy trên một khách sạn mẫu
Đội kỹ thuật HDL Việt Nam trình diễn sơ đồ phòng, check-in, cảnh báo SOS và app khách trên bộ điều khiển phòng thật hoặc RCU ảo.