Bài này mô tả cách làm trong phần mềm kho. Quy định kế toán chỉ tóm tắt từ nguồn thứ cấp và chưa đối chiếu văn bản gốc, nên khách sạn cần xác nhận với kế toán trưởng.
Hai loại hàng khác nhau
Vật tư tiêu hao như hóa chất, túi rác, amenities: xuất đi là hết, chi phí ghi ngay. Đồ có tuổi thọ như ga, khăn, dụng cụ: dùng nhiều tháng, nên chi phí chia dần.
Gộp hai loại làm chi phí tháng mua nhiều đồ vải nhảy vọt rồi tháng sau thấp, không phản ánh chi phí thật của phòng có khách.
Cách phân bổ
Mỗi mặt hàng đặt số tháng phân bổ. Chi phí mỗi tháng bằng giá trị đưa vào sử dụng chia số tháng, theo đường thẳng. Số lần giặt chỉ ghi tham khảo, không dùng tính tiền.
Mỗi lần đưa vào sử dụng là một đợt gồm mặt hàng, số lượng, đơn giá, ngày và số tháng. Hết số tháng thì giá trị còn lại bằng 0.
Khi nào bắt đầu phân bổ?
Khi hàng được đưa ra sử dụng, tức xuất từ kho dự trữ ra buồng, xe dọn hay vòng giặt. Hàng nằm trong kho chưa phân bổ. Giá trị theo đơn giá bình quân lúc xuất.
Xem bài giá vốn bình quân gia quyền.
Mất, hỏng trước tuổi thọ
Đồ mất hoặc hỏng trước khi hết số tháng phân bổ còn giá trị chưa phân bổ. Phần này không dồn lùi về tháng xảy ra mà ghi thành chi phí hao hụt của tháng kiểm kê xác nhận chênh lệch.
Loại bỏ đúng hạn khi giá trị còn lại bằng 0 thì không có hao hụt. Việc loại bỏ cần lý do, ảnh và người duyệt. Xem bài đồ vải: par và vòng giặt.
Chi phí vật tư trên đêm phòng
Phân bổ đồ vải và dụng cụ là một phần của chi phí vật tư trên đêm phòng có khách, cùng với vật tư miễn phí và vật tư tiêu hao. Xem bài chi phí vật tư trên đêm phòng.
Sai ở đâu thường gặp?
- Tính toàn bộ tiền mua đồ vải vào tháng nhập.
- Đặt số tháng quá dài hoặc quá ngắn so với tuổi thọ thực.
- Không ghi đợt nên không tính được giá trị còn lại khi mất.
- Không kiểm kê nên hao hụt tích lũy mà không ai thấy.
TingHotel hỗ trợ thế nào?
Ở gói Pro, TingHotel theo dõi đợt phân bổ theo từng lần đưa vào sử dụng, tính phân bổ hằng tháng, ghi hao hụt trước tuổi thọ vào tháng kiểm kê và đưa vào chi phí kho theo tháng. Quy tắc hạch toán cuối cùng do kế toán của khách sạn quyết định.
Xem bài chi phí vật tư trên đêm phòng.