Vị trí tồn
Tồn nằm ở nhiều cấp: kho tổng (tùy chọn), kho khu vực theo tòa hoặc tầng, xe dọn và pantry, phòng (minibar), nhà giặt. Chuyển kho giữa hai vị trí bằng phiếu chuyển và không đổi đơn giá.
Nhập kho
Quy trình thông thường:
- Phần mềm gợi ý hàng dưới tồn tối thiểu thành đề xuất mua.
- Người lập sửa và xuất danh sách.
- Hàng về, lập phiếu nhập, có thể tham chiếu đề xuất.
- Ghi nhà cung cấp, số hóa đơn, ngày, số lượng, đơn giá, lô, hạn dùng, ảnh hóa đơn.
- Hệ thống tính lại đơn giá bình quân. Xem bài giá vốn bình quân gia quyền.
Kho không làm công nợ hay thanh toán nhà cung cấp.
Xuất và chuyển kho
| Loại phiếu | Ví dụ |
|---|---|
| Chuyển kho | Cấp xuống xe dọn, pantry, xuất bù |
| Xuất bán | Minibar, tự sinh |
| Xuất dùng | Vật tư miễn phí và tiêu hao, tự sinh khi xong việc dọn |
| Đưa vào sử dụng | Đồ có tuổi thọ, tạo đợt phân bổ |
| Xuất hủy | Có lý do và người duyệt |
| Trả nhà cung cấp | Theo lô đã nhập |
Mỗi phiếu ghi người lập, người nhận. Gợi ý lô có hạn dùng cũ nhất trước.
Kiểm kê
- Chọn vị trí.
- Chốt tồn lý thuyết lúc bắt đầu, khóa xuất nhập cho nhóm hàng của đợt.
- Đếm trên app, quét mã vạch nếu có.
- Ra chênh lệch.
- Người có quyền duyệt rồi mới có phiếu điều chỉnh.
Thiếu hụt hàng bán và vật tư ghi chi phí hao hụt vào tháng của kỳ kiểm kê, theo đơn giá bình quân. Kiểm kê không bắt buộc định kỳ, có tùy chọn bật nhắc.
Phân quyền
Ai có quyền nào làm việc đó, kể cả một người giữ nhiều quyền ở khách sạn nhỏ. Mọi thao tác ghi người làm và thời gian.
Sai ở đâu thường gặp?
- Sửa phiếu đã ghi thay vì làm phiếu đảo.
- Kiểm kê khi vẫn xuất nhập, số đếm lệch.
- Nhập hàng không ghi lô và hạn dùng.
- Coi tồn âm là lỗi phần mềm, thay vì dấu hiệu xe thiếu hàng.
TingHotel hỗ trợ thế nào?
Ở gói Pro, kho có đủ danh mục, vị trí, phiếu, kiểm kê và số liệu. Gói Essential có minibar.
Hỏi nhanh
Kho khách sạn quản những nhóm hàng nào?
Bốn nhóm: đồ có tuổi thọ (đồ vải, dụng cụ), hàng bán trong phòng kiểu minibar, vật tư miễn phí cho khách, và vật tư tiêu hao của buồng như hóa chất, túi rác. Không làm kho F&B, không quản vật tư kỹ thuật.
Phiếu đã ghi có sửa được không?
Không sửa, không xóa. Sai thì dùng phiếu đảo. Tồn đầu kỳ, đưa vào sử dụng, điều chỉnh kiểm kê và xuất bán minibar không đảo, sai thì sửa bằng kiểm kê.
Kiểm kê có khóa kho không?
Có. Bấm bắt đầu kiểm kê thì vị trí đó khóa xuất nhập cho nhóm hàng của đợt, mở lại khi duyệt hoặc hủy đợt.
Hết hàng giữa ca thì sao?
Tồn âm được phép, có cảnh báo, không chặn. Cuối ngày lập phiếu xuất bù. Việc đi lấy hàng là nghiệp vụ ngoài phần mềm.