Kho khách sạn có những nhóm hàng nào?
Kho khách sạn không giống kho bán lẻ. Có bốn nhóm, mỗi nhóm một logic:
- Đồ có tuổi thọ: đồ vải, dụng cụ dùng nhiều lần. Mua một lần, dùng nhiều tháng, chi phí phân bổ dần.
- Hàng minibar: bán trong phòng, có giá bán, có hạn dùng, theo dõi theo từng phòng.
- Vật tư miễn phí cho khách: bàn chải, xà phòng, dầu gội, nước suối miễn phí. Cấp theo tiêu chuẩn phòng.
- Vật tư tiêu hao của buồng phòng: hóa chất, túi rác, găng tay, tiêu hao theo định mức mỗi việc dọn.
Hàng nằm ở những đâu?
Không chỉ có kho tổng. Vị trí tồn thường gồm kho tổng (có thể không có), kho khu vực, xe dọn, pantry theo tầng, phòng (minibar) và nhà giặt. Chuyển hàng giữa hai vị trí bằng phiếu chuyển, không đổi đơn giá.
Mỗi vị trí cần par riêng. Xe dọn và pantry có par; phiếu cấp gợi ý bằng par trừ tồn đếm được.
Đồ vải: par và thất thoát
Par là lượng đủ trang bị toàn bộ phòng một lần. Giáo trình BHM-704CT khuyến nghị tối thiểu 5 par khi giặt ngoài: một trong phòng, một của hôm qua ở nhà giặt, một vừa thay hôm nay chờ giặt, một dự phòng khẩn cấp, một thay thế trong kho. Giặt tại chỗ thì 3-4 par.
Với khách sạn 150 phòng, mỗi phòng 2 khăn tắm, 1 par là 300 khăn và 5 par là 1.500 khăn (phép tính minh họa).
Điểm đáng chú ý là thất thoát. Theo hướng dẫn Valuing Linen của UKHospitality, khoảng 40% món đồ vải biến mất khỏi chu trình và chỉ khoảng 10% thực sự bị dùng hỏng. Một khách sạn ở Beverly Hills trước khi gắn RFID mất 20-30% tổng tồn vì đếm tay lệch với nhà giặt, sau đó còn khoảng 3%.
Bài học: kiểm soát then chốt là đếm “bẩn đi” và “sạch về” theo từng loại với nhà giặt. Số dư tại nhà giặt kéo dài quá chu kỳ quay vòng là dấu hiệu mất.
Minibar kiểm thế nào?
Tiêu chuẩn minibar đặt theo loại phòng: món nào, số lượng chuẩn, giá bán. Kiểm khi trả phòng và khi khách yêu cầu. Phí tự ghi vào folio đang mở, lễ tân sửa hoặc miễn theo quyền, có lý do.
Nếu phát hiện sau khi khách đã đi, khoản đó vẫn ghi doanh thu nhưng là nợ của khách, hoặc người có quyền chuyển sang hàng miễn phí để tính vào chi phí vận hành. Hàng có hạn dùng thì hàng sắp hết hạn trong từng phòng cần sinh việc thay.
Vật tư miễn phí tính theo phòng hay theo khách?
Theo phòng. Lý do: nhân viên bổ sung ngay sau khi dọn, lúc đó chưa biết phòng sẽ có mấy người ở. Tiêu chuẩn đặt theo loại phòng, mỗi món có số lượng và quy tắc cấp: khi dọn phòng trả, khi dọn ở tiếp, hoặc chỉ khi khách yêu cầu.
Về hạch toán, không nên coi đây là hàng bán giá 0 đồng vì cơ quan thuế có thể không chấp nhận. Hai cách thường dùng: ghi vào chi phí vận hành theo giá bình quân lúc xuất, hoặc chỉ theo dõi số lượng. Chọn cách nào nên hỏi kế toán.
Điểm đặt hàng tính ra sao?
Công thức của Frye, quen thuộc trong vật tư buồng phòng:
- Lượng dùng trong thời gian chờ = lượng dùng bình quân ngày nhân số ngày chờ hàng.
- Tồn an toàn = ít nhất bằng lượng dùng trong thời gian chờ, gấp 2-3 lần nếu công suất cao liên tục.
- Điểm đặt hàng = tồn an toàn cộng lượng dùng trong thời gian chờ.
- Lượng đặt làm tròn theo thùng nguyên.
Ví dụ gốc: khách sạn 300 phòng, công suất 90%, mỗi phòng dùng 1 xà phòng mỗi ngày, tức 270 mỗi ngày. Chờ hàng 5 ngày, tồn an toàn gấp 2: lượng dùng trong thời gian chờ 1.350, tồn an toàn 2.700, điểm đặt hàng 4.050.
Với chế độ cấp theo yêu cầu, thay vì đặt sẵn mỗi phòng một bộ, tốc độ tiêu hao phải đo từ dữ liệu thật chứ không suy từ số phòng có khách.
Hạn dùng và kiểm kê
Hàng có hạn dùng ghi số lô và hạn khi nhập, xuất theo FEFO. Kiểm kê định kỳ hoặc đột xuất, có chênh lệch và người duyệt; chi phí hao hụt của kỳ tính từ kiểm kê.
Sai ở đâu thường gặp?
- Không đếm đồ vải với nhà giặt, mất nhiều mà không biết.
- Coi vật tư miễn phí là hàng bán giá 0.
- Đặt hàng theo cảm tính, tồn dư chôn vốn hoặc thiếu hàng giữa tuần.
- Minibar quên kiểm khi khách đi vội.
TingHotel hỗ trợ thế nào?
TingHotel quản đủ bốn nhóm hàng cho khách sạn: minibar tự ghi phí vào folio ở gói Essential, đồ vải, vật tư miễn phí, lô và hạn dùng, kiểm kê ở gói Pro. TingHotel không làm kho F&B và không quản vật tư kỹ thuật.