Tình huống xảy ra thế nào?
Cuối tháng kiểm kê kho tầng 3. Sổ ghi 210 chai nước suối, đếm được 188. Hoặc sổ ghi 40 bộ khăn, đếm thấy 52. Cả thiếu và thừa đều là dấu hiệu quy trình nhập xuất có vấn đề.
Nguyên nhân thường gặp: xuất mà không ghi, ghi nhầm vị trí, nhập thiếu, hàng hết hạn bỏ đi mà chưa ghi, hoặc đếm sai.
Ai quyết định?
Người phụ trách kho đếm và đề xuất. Quản lý hoặc người có quyền duyệt chênh lệch trước khi điều chỉnh tồn. Kế toán nhận khoản hao hụt.
Các bước xử lý
- Chốt tồn lý thuyết lúc bắt đầu, khóa xuất nhập cho nhóm hàng của đợt.
- Đếm trên app, quét mã vạch nếu có, hai người đếm khi giá trị cao.
- Ra chênh lệch theo từng mặt hàng.
- Đếm lại các mặt hàng lệch lớn.
- Tìm nguyên nhân: kiểm tra phiếu xuất gần đây, hàng hết hạn, vị trí khác, hàng minibar chưa ghi.
- Người có quyền duyệt rồi mới có phiếu điều chỉnh, kèm lý do.
- Thiếu hụt ghi hao hụt vào tháng kiểm kê theo đơn giá bình quân.
- Mở khóa xuất nhập và ghi các giao dịch phát sinh trong lúc khóa.
Ghi vết gì?
- Tồn lý thuyết, số đếm, chênh lệch từng mặt hàng.
- Người đếm, người duyệt, thời điểm.
- Nguyên nhân tìm được hoặc chưa tìm được.
- Phiếu điều chỉnh và lý do.
Sai ở đâu thường gặp?
- Chỉnh tồn ngay cho khớp.
- Không khóa xuất nhập trong lúc đếm, nên số đếm lệch với số sổ.
- Một người đếm một mình cả kho giá trị cao.
- Không phân biệt thất thoát với sai ghi.
TingHotel hỗ trợ thế nào?
Ở gói Pro, kiểm kê chốt tồn lý thuyết khi bắt đầu, khóa xuất nhập cho nhóm hàng của đợt, đếm trên app và quét mã vạch nếu có, rồi người có quyền duyệt trước khi điều chỉnh. Thiếu hụt ghi chi phí hao hụt vào tháng kiểm kê theo đơn giá bình quân.
Xem bài nhập kho, xuất kho, kiểm kê.
Hỏi nhanh
Chênh lệch bao nhiêu là chấp nhận được?
Tùy nhóm hàng và giá trị. Hàng giá trị thấp, dễ hao hụt như vật tư tiêu hao có ngưỡng rộng hơn. Hàng bán như minibar và đồ vải cần ngưỡng chặt hơn. Khách sạn tự đặt ngưỡng.
Vì sao không chỉnh tồn cho khớp ngay?
Vì chỉnh ngay xóa dấu vết nguyên nhân. Nên ghi nhận chênh lệch, tìm nguyên nhân, rồi người có quyền duyệt và điều chỉnh có lý do.
Có bắt buộc kiểm kê định kỳ không?
Phần mềm không bắt buộc, có tùy chọn bật nhắc. Khách sạn tự quyết định tần suất, thường hằng tháng với hàng giá trị cao và hằng quý với vật tư.