Khai trước gồm những gì?
Khách mở link hoặc app, xem lại đặt phòng và chính sách, báo giờ đến và yêu cầu đặc biệt. Khách khai thông tin từng người ở, chụp giấy tờ và ký đồng ý xử lý dữ liệu.
Trong tất cả, phần giờ đến và yêu cầu đặc biệt không cần giấy tờ nên làm sớm được. Phần có giấy tờ cần nhiều thận trọng hơn.
Vì sao chỉ là bản nháp?
Thông tin tự khai có thể sai, thiếu hoặc không khớp giấy tờ thật. Thông báo lưu trú phải dựa trên giấy tờ đã được đối chiếu. Nếu app tự gửi, một lỗi gõ sẽ thành dữ liệu sai nộp cho cơ quan quản lý.
Vì vậy khai trước chỉ chuẩn bị. Lễ tân đối chiếu và xác nhận rồi mới mở lượt ở. Xem bài thông báo lưu trú theo Thông tư 116/2026/TT-BCA.
Giấy tờ và đồng ý dữ liệu
Ảnh giấy tờ là dữ liệu nhạy cảm. Nên lưu tại chỗ, có thời hạn lưu, giới hạn người xem và ghi vết mỗi lần xem. Sự đồng ý của khách tách theo mục đích, không tick sẵn, và lưu lại thời điểm cùng nội dung đồng ý.
Xem bài bảo vệ dữ liệu cá nhân trong khách sạn và bài khách yêu cầu xóa dữ liệu cá nhân.
Báo giờ đến và nút Tôi đã đến
Giờ đến giúp buồng phòng ưu tiên dọn và lễ tân chuẩn bị. Nút Tôi đã đến báo cho lễ tân khay khách đã tới, nhưng không mở lượt ở. Lễ tân đối chiếu giấy tờ trước.
Khi phòng đã sẵn sàng, app có thể báo số phòng cho khách. Xem bài phòng sẵn sàng là gì.
Khách nước ngoài
Hộ chiếu, thị thực và ngày nhập cảnh được chuẩn bị sẵn để lễ tân gửi thông báo ngay khi khách đến, thay vì nhập lại. Cách gửi và thời hạn cần đối chiếu văn bản hiện hành. Xem bài khách nước ngoài: thông báo lưu trú và giấy tờ.
Sai ở đâu thường gặp?
- Tự động gửi thông báo lưu trú từ dữ liệu khai trước.
- Tick sẵn ô đồng ý dữ liệu.
- Để ảnh giấy tờ trong thư mục chung của điện thoại nhân viên.
- Mở lượt ở khi khách mới bấm Tôi đã đến mà chưa đối chiếu giấy tờ.
- Thu thông tin không cần thiết.
TingHotel hỗ trợ thế nào?
Ở gói Essential, khai trước là bản nháp, giấy tờ lưu tại thiết bị biên có thời hạn và phân quyền xem, đồng ý dữ liệu tách theo mục đích và có nhật ký. Nút Tôi đã đến đưa khách vào khay chờ lễ tân đối chiếu. TingHotel không thay lễ tân trong việc kiểm tra giấy tờ và không tự gửi thông báo lưu trú.
Xem bài check-in: bước bắt buộc và danh sách kiểm tra.