Vì sao cần một danh sách câu hỏi?
Phần mềm khách sạn thường được bán qua demo đẹp. Những điều quyết định chất lượng lại nằm ở chỗ demo không cho thấy: lúc mất mạng, lúc nối với hệ khác, lúc sai số liệu.
Danh sách dưới đây chuyển lời hứa thành câu hỏi kiểm tra được. Mỗi câu kèm dấu hiệu câu trả lời tốt.
Nhóm 1: Nối với hệ đang có
| Câu hỏi | Câu trả lời tốt trông thế nào |
|---|---|
| Có nối với PMS tôi đang dùng qua giao thức chuẩn không? | Nêu rõ giao thức, ví dụ kiểu FIAS, hoặc API cụ thể, và đã làm với PMS nào |
| Có nối với RCU hoặc hệ điều khiển phòng đang lắp không? | Nêu hãng, kiểu kết nối, ai chịu trách nhiệm cấu hình |
| Tra phòng theo địa chỉ MAC hay IP? | MAC, để không hỏng khi đổi mạng |
| Có nối kênh OTA và channel manager nào? | Nêu tên, phạm vi đồng bộ giá, tồn, đặt phòng |
Nhóm 2: Khi sự cố
| Câu hỏi | Câu trả lời tốt trông thế nào |
|---|---|
| Mất Internet thì lễ tân và buồng phòng làm được gì? | Liệt kê cụ thể việc nào còn chạy, việc nào dừng |
| Dữ liệu trong lúc mất mạng có gửi bù không? | Có hàng đợi, nói rõ giữ bao lâu |
| Mất kết nối RCU báo thế nào? | Cảnh báo riêng, có người nhận và leo thang |
| Có báo động SOS và cửa mở lâu không? | Có mức khẩn, chuông lặp, leo thang theo cấp |
Nhóm 3: Số liệu và kiểm soát
| Câu hỏi | Câu trả lời tốt trông thế nào |
|---|---|
| Số liệu thời gian dọn phòng đo thật hay tự khai? | Ghi rõ nguồn trên từng báo cáo |
| Trạng thái phòng có tách trục và phân quyền theo trục không? | Có, ví dụ lễ tân giữ trạng thái lưu trú, buồng phòng giữ trạng thái vệ sinh |
| Sửa sai có ghi vết không, hay cho xóa dòng? | Dòng bất biến, sửa bằng dòng điều chỉnh |
| Quyền theo vai trò cứng hay cấp lẻ có thời hạn được? | Cấp lẻ có thời hạn, hiện nguồn của từng quyền |
| Dữ liệu xuất ra có sạch và có API không? | Excel, CSV, API, có tài liệu |
Nhóm 4: Pháp lý Việt Nam
| Câu hỏi | Câu trả lời tốt trông thế nào |
|---|---|
| Có hỗ trợ thông báo lưu trú không? | Danh sách khách, hạn, đếm ngược, lưu bằng chứng đã gửi |
| Có VietQR không? | Mã theo số tiền và nội dung phiếu thu |
| Có hóa đơn điện tử không? | Nói rõ phần nào làm, phần nào xuất dữ liệu cho nhà cung cấp hóa đơn |
| Giấy tờ khách lưu ở đâu? | Rõ nơi lưu, ai giữ khóa, thời hạn lưu |
| Có sổ yêu cầu chủ thể dữ liệu và sổ sự cố lộ lọt không? | Có, đồng hồ hạn và hồ sơ lưu |
Nhóm 5: Chi phí thật
| Câu hỏi | Câu trả lời tốt trông thế nào |
|---|---|
| Giá cố định theo gói hay phát sinh theo phòng và mô-đun? | Bảng giá rõ, mô-đun nào tính riêng |
| Phí triển khai và đào tạo gồm gì? | Liệt kê |
| Khi hết hợp đồng, lấy dữ liệu ra thế nào? | Xuất đầy đủ theo định dạng mở |
| Dữ liệu nằm ở đâu? | Rõ máy chủ, quốc gia, quyền truy cập của nhà cung cấp |
Dấu hiệu cần dè chừng
- Câu trả lời chỉ nói tính năng, không nói cách nối hay điều kiện chạy.
- Không cho thử ngắt mạng khi nghiệm thu.
- Số liệu tiết kiệm điện hay năng suất không có nguồn và không có đo tại công trình thật.
- Không cho xuất dữ liệu đầy đủ.
Sai ở đâu thường gặp?
- Chọn theo giá đầu kỳ mà không hỏi giá mô-đun về sau.
- Không hỏi về mất mạng cho tới khi mất mạng thật.
- Tin con số tiết kiệm điện của hãng như số của khách sạn mình.
- Không hỏi dữ liệu thuộc về ai.
TingHotel hỗ trợ thế nào?
TingHotel trả lời danh sách này bằng tính năng cụ thể theo từng gói: IHMS miễn phí làm việc được với PMS đang dùng, thiết bị biên giữ vận hành khi mất Internet, dữ liệu xuất sạch qua Excel và CSV. Mỗi khách hàng có một bản triển khai riêng với cơ sở dữ liệu riêng.
Nếu câu nào chưa có sẵn, chúng tôi nói rõ là chưa có, hoặc làm theo dự án ở gói Enterprise.
Hỏi nhanh
Nên hỏi nhà cung cấp phần mềm khách sạn câu gì đầu tiên?
Hỏi nó nối với hệ đang có thế nào: PMS, RCU, khóa cửa, kênh OTA. Hệ tốt đến đâu mà không nối được thì cũng thành một hòn đảo.
Làm sao biết số liệu thời gian dọn phòng có thật không?
Hỏi nguồn của con số: đo bằng thẻ nhân viên cắm vào phòng, suy luận từ sự kiện, hay nhân viên tự khai. Phần mềm tốt ghi rõ nguồn trên báo cáo.
Thị trường Việt Nam có nhiều nhà cung cấp PMS không?
Theo VietNamNet năm 2023, có khoảng 15 nhà cung cấp nền tảng lưu trú, 5 trong số đó là doanh nghiệp nước ngoài, và nhiều khách sạn dưới 3 sao chưa dùng phần mềm.
PMS nội địa có tích hợp sâu với điều khiển phòng không?
Chúng tôi không thấy nguồn nào cho thấy các PMS nội địa phổ biến tích hợp sâu với điều khiển phòng. Đây là nhận định từ việc không tìm được nguồn, không phải khẳng định chắc chắn.