Tình huống xảy ra thế nào?
Sơ đồ phòng hiện phòng trống, sẵn sàng bán. Nhưng RCU báo thẻ đã cắm từ 20 phút trước, cửa mở hai lần, cảm biến có hiện diện. Hoặc buồng phòng báo vào dọn thì thấy khách đang ngủ.
Nguyên nhân thường gặp: khách nhận phòng ở quầy nhưng lễ tân chưa nhập, khách đoàn vào phòng theo trưởng đoàn, nhân viên kỹ thuật làm việc, hoặc nhân viên vào phòng với thẻ không định danh.
Ai quyết định?
Lễ tân trực xác minh trước. Nếu không giải thích được thì chuyển cho an ninh hoặc quản lý trực. Việc nhận phòng hợp lệ cho người đang ở là quyền của lễ tân, không phải của buồng phòng.
Các bước xử lý
- Xem tín hiệu đã ghi: loại thẻ cắm, giờ, số lần mở cửa.
- Đối chiếu danh sách đến trong ngày, đặt phòng chưa gán, nhân viên đang có việc ở phòng đó.
- Nếu là khách đã đến mà chưa nhập: gọi vào phòng hoặc cho nhân viên xác minh, rồi làm nhận phòng đầy đủ, gồm cả giấy tờ.
- Nếu là nhân viên: kiểm tra việc được giao, cập nhật gán thẻ hoặc việc.
- Nếu không giải thích được: báo an ninh, mở sự cố, kiểm tra phòng bằng người có quyền.
- Khi đã rõ, chọn kết luận trong cảnh báo hoặc bỏ qua có lý do.
Ghi vết gì?
- Các tín hiệu từ phòng và giờ.
- Người xác minh, kết quả, thời điểm.
- Nếu là khách: giờ thực tế vào phòng và giờ nhập vào hệ thống.
- Nếu là sự cố: người xử lý và biện pháp.
Sai ở đâu thường gặp?
- Cho rằng chắc là nhân viên mà không kiểm tra.
- Nhận phòng nhưng bỏ qua thông báo lưu trú cho khách này.
- Bán phòng cho khách khác khi phòng đã có người, dẫn đến hai khách cùng một phòng.
- Không phân biệt được thẻ khách với thẻ nhân viên nên cảnh báo nhiễu.
TingHotel hỗ trợ thế nào?
Ở gói Free, phần mềm báo sai lệch khi sổ trống mà có tín hiệu thẻ, cửa, hiện diện, đồng thời ghi nhật ký ra vào. Ở gói Essential, xử lý nhanh từ cảnh báo. Khả năng phân biệt thẻ khách với thẻ nhân viên phụ thuộc vào RCU và loại thẻ của từng dự án.
Xem bài sai lệch trạng thái và bài nhật ký ra vào phòng.