Tình huống xảy ra thế nào?
Lễ tân hoặc buồng phòng thấy phòng không còn đồ, giường đã được dùng và không có ai. Trong khi đó sổ vẫn ghi phòng đang có khách. Có thể khách trả phòng quên báo, có thể khách đã đi hẳn mà chưa làm thủ tục.
Cảnh báo cũng có thể đến từ phần mềm: nhiều giờ liền thẻ không cắm, cửa không mở, không có hiện diện, trong khi trạng thái lưu trú vẫn là đang ở.
Ai quyết định?
Lễ tân hoặc trưởng ca xác nhận. Nếu cần kiểm tra phòng, người có quyền vào phòng cùng buồng phòng. Việc quyết định tiền phòng, phí trả sớm hay xử lý nợ thuộc người có quyền theo chính sách.
Các bước xử lý
- Mở cảnh báo, xem tín hiệu đã ghi: lần cuối cắm thẻ, mở cửa, có người.
- Gọi điện cho khách. Kiểm tra khách có để lại lời nhắn hay đã trả phòng bằng kênh khác chưa.
- Cho người đến phòng quan sát: còn hành lý, đồ dùng cá nhân hay không.
- Nếu khách đã đi và đã thanh toán đủ: làm check-out, phòng chuyển sang chờ dọn.
- Nếu khách đã đi mà còn nợ hoặc không thể liên hệ: ghi là khách bỏ đi, chọn cách tính tiền phòng, phí trả sớm và nơi ghi khoản còn phải thu.
- Nếu thấy khách vẫn ở: chọn bỏ qua cảnh báo kèm lý do.
Ghi vết gì?
- Tín hiệu lúc phát hiện, giờ phát hiện.
- Các lần liên hệ khách và kết quả.
- Người xác nhận, người kiểm tra phòng, giờ.
- Kết luận cuối: trả phòng thường, khách bỏ đi, hoặc bỏ qua có lý do.
Sai ở đâu thường gặp?
- Cứ để cảnh báo mở, đến kiểm toán đêm mới xử lý.
- Trả phòng ngay khi thấy cảnh báo mà chưa xác minh, khách vẫn còn đồ trong phòng.
- Không ghi cách xử lý khoản còn phải thu khi khách bỏ đi.
- Tin tín hiệu cửa và thẻ như bằng chứng, trong khi có khách chỉ ở ngoài hoặc dùng thẻ không định danh.
TingHotel hỗ trợ thế nào?
Ở gói Free, phần mềm so trạng thái lưu trú với thẻ, cửa, hiện diện và báo lễ tân khi sổ và thực tế lệch. Ở gói Essential, từ cảnh báo chọn nhanh trả phòng, nhận phòng hoặc bỏ qua có lý do, và sai lệch còn mở hiện trong danh sách kiểm tra trước kiểm toán đêm.
Xem bài sai lệch trạng thái: Skip, Sleep, Sleep-out, Person.