Trạng thái lưu trú trong ngày gồm những gì?
Gốc của trục lưu trú chỉ có hai giá trị: trống (vacant) và có khách (occupied). Từ hai giá trị đó, khách sạn đọc thêm các biến động của ngày:
- Sắp đến (due in): phòng sẽ nhận khách hôm nay.
- Sắp đi (due out): khách đang ở dự kiến trả phòng hôm nay.
- Ở tiếp (stayover): khách đang ở và vẫn ở tiếp.
- Trả muộn: khách quá giờ trả phòng chuẩn mà chưa đi.
- Đã đi: khách đã trả phòng, phòng chờ dọn.
- Dùng trong ngày (day use): phòng thuê trong một khoảng giờ, không qua đêm.
- Khách đang chờ (queue): khách đã đến nhưng phòng chưa sẵn sàng.
Các nhãn này được tạo ra thế nào?
Chúng được suy ra từ lượt ở và ngày kinh doanh, không phải trạng thái ai đó chọn. Ví dụ phòng có lượt ở với ngày đi là hôm nay thì mang nhãn sắp đi. Khi khách bấm trả phòng, nhãn đổi thành đã đi.
Điều này giữ cho nhãn luôn khớp với dữ liệu gốc. Lễ tân muốn đổi nhãn thì đổi lượt ở: gia hạn, trả sớm, đổi phòng.
Lễ tân dùng các nhãn này để làm gì?
Mỗi nhãn đi kèm một việc.
- Sắp đi: chuẩn bị folio, hỏi khách về minibar, nhắc giờ trả phòng.
- Sắp đến: ghép phòng trước, kiểm phòng đã sẵn sàng chưa, chuẩn bị thẻ.
- Ở tiếp: không phải làm gì ở quầy, nhưng buồng phòng có việc dọn ở tiếp.
- Trả muộn: gọi phòng, hỏi khách gia hạn hay đi, tính phụ thu theo chính sách.
Đầu ca, lễ tân cần thấy một danh sách gom các nhóm này, thay vì lục từng phòng.
Trả muộn xử lý thế nào?
Có ba hướng: khách xin trả muộn và được duyệt, khách quên giờ nên nhắc, hoặc khách thực sự ở thêm nên gia hạn lượt ở.
Phụ thu trả muộn là chính sách riêng của từng khách sạn. Nên ghi phụ thu vào folio qua một mã giao dịch riêng để cuối kỳ biết thu được bao nhiêu từ trả muộn.
Phòng sắp đi và phòng sắp đến liên quan thế nào?
Nếu phòng vừa sắp đi vừa sắp đến trong cùng ngày (khách đi sáng, khách mới đến chiều) thì đó là phòng quay vòng gấp. Buồng phòng cần mốc “sẵn sàng trước” theo giờ đến dự kiến để xếp ưu tiên dọn.
Hai mốc cần ghi lại: giờ khách bắt đầu chờ và giờ phòng sẵn sàng. Hai số này cho biết khách sạn chậm ở khâu nào.
Sai ở đâu thường gặp?
- Sửa tay nhãn thay vì sửa lượt ở.
- Không có danh sách sắp đi, sắp đến nên lễ tân đầu ca bỏ sót.
- Không phân biệt ở tiếp và sắp đi, buồng phòng dọn nhầm loại.
- Không ghi phụ thu trả muộn, mất doanh thu nhỏ nhưng đều đặn.
TingHotel hỗ trợ thế nào?
Ô phòng trên sơ đồ hiện tối đa hai nhãn biến động, suy ra từ lượt ở và ngày kinh doanh. Ở gói Essential, lễ tân có danh sách khách đến, khách đi, khách đang ở và phòng sẵn sàng, và phụ thu nhận sớm, trả muộn lấy từ cấu hình tiền phòng của khách sạn.